Bir sözleşme yönetimi sürecine sahip olan kuruluşlar zamandan ve paradan tasarruf sağlayabilir ve bu nedenle pazarda bir avantaja sahip olabilir. Sağlıklı bir sözleşme yönetimi sürecinin temelinde, tüm sözleşme dillerinin kolayca erişilebilir olduğu merkezi bir konumdur.
Sözleşmeyi Analiz Et
İlgili tüm bilgileri içerdiğinden emin olmak için sözleşmeyi gözden geçirin. Sağlam bir sözleşme, kuruluşların ve bireylerin rollerini ve sorumluluklarını açıkça tanımlar. Tüm zaman dilimlerini ve son teslim tarihlerini ayrıntılandırmalı, teslimatların nasıl ölçüleceğini tanımlamalı ve ödeme düzenlemelerini açıkça düzenlemelidir.
Arka Planı Anlayın
Kuruluş içinde servis sağlayıcının rolünü ve gelişen ilişkiyi tartışmak için zaman ayırmak, sözleşmenin şartlarını tanımlamaya yardımcı olacaktır. Gerekirse, olası sorunları tespit etmek için servis sağlayıcınızla görüşün. Servis sağlayıcı ile sağlam bir ilişki, her iki taraf için de faydalı bir sözleşmenin oluşturulmasına yardımcı olabilir.
İzleme Protokolleri kurun
Veri toplamak, zaman çizelgelerini izlemek, performansı rapor etmek ve defter tutma işlemini düzenlemek için sistemlerin bulunduğundan emin olun. İyi tanımlanmış prosedürler zaman ve para tasarrufu sağlar.
Gerekli Belgeleri Edinme
Gerekli tüm lisansları ve belgeleri tanımlamak, tüm bilgilerin güncel olduğunu onaylamak ve bu bilgiyi servis sağlayıcı ile paylaşmak, bir sözleşmenin başında hayati önem taşır.
Tüm Tarafları Bilgilendirin
Sözleşme yönetimi ekibinin üyeleri ve diğer paydaşların, başlangıçta sözleşme sürecinde sorumlulukları dikkate alınmalıdır. Sözleşme süresince sorumluluklar açıkça belirtilmeli, böylece tüm ekip üyeleri sorumluluklarını anlayabilsin.
Sorunları Yönet
Sözleşme imzalandığında, çözülmemiş herhangi bir sorun ele alınmalıdır, bu nedenle sözleşme süresince sorunlara yol açmazlar. Sözleşmenin imzalandığı andaki çözülmemiş hususlar yazılmalı ve çözüm ve zaman çerçevesi üzerinde anlaşmaya varılmalıdır. Bu, gelecekteki gelişim için bırakılacak sözleşme kalemlerini tanımlamak için de iyi bir zamandır. İlk sözleşmede değişiklik gerektiren herhangi bir maddenin dikkatli bir şekilde kaydedilmesi ve yönetilmesi gerekir.
Geçişi değerlendirin
Bazı sözleşmelerde bir geçiş aşaması mevcut olacaktır. Bu aşamanın sonunda, taraflar sözleşmenin genel performansını değerlendirmek için toplanmalıdır. Bazı durumlarda, geçiş dönemi sözleşmenin nihai detaylarının ortaya çıkarıldığı dönemdir; Bu gibi durumlarda, geçiş süresinin kapsamlı bir şekilde değerlendirilmesi kritik öneme sahiptir. Bu, ihtiyaç duyulacak kaynaklar gibi sözleşme düzenlemelerini belirleme zamanıdır.
Performansı değerlendirin
Performans yönetimi sözleşme boyunca sürekli olmalıdır. Devam eden performans verilerinin değerlendirilmesi, neyin işe yarayıp neyin yaramadığının düzeltilmesi, tüm taraflara fayda sağlayan sözleşme şartlarının yeniden oluşturulmasına yardımcı olacaktır.
Varyasyonları Yönet
Tüm sözleşmelerde yalnızca belirli durumlarda izin verilen değişikliklere ilişkin hükümler bulunmalıdır. Sözleşme değişiklikleri daima yazılı olarak resmi bir değişiklikle tanımlanmalıdır. Tüm varyasyonlar için standart bir değişim yönetimi süreci bulunmalıdır.
