Politika ve prosedürlerle yönlendirilmeyen iş fonksiyonlarının çoğu kaotik ve dağınık hale gelir. Kayıt tutma, iş dünyasının en heyecan verici yönlerinden biri değildir, ancak en hayati olanlarından biridir. Belge depolama için organize bir sistem, gereksiz kayıtları ortadan kaldırır ve denetim durumunda işletmeyi korur. Ne zaman ne zaman tutulacağını ve ne zaman atılacağını bilmek, başarılı bir iş operasyonunun geliştirilmesinde önemli bir adımdır.
Evrensel Tutma Takvimi
Tüm şirketler, tüm bölümler için evrensel olan kayıtların tutulması için bir sistem geliştirmelidir. Kayıtları saklama konusunda herkesi aynı sayfada bulur. İşletmeniz ve işletim sektörünüz için yasaları ve tüzükleri araştırın. Örneğin, bir hukuk firması küçük bir marketten farklı gereksinimlere sahip olabilir. Gerekirse, bu sistemi oluşturmak için bir avukata danışın. Fonksiyonu ve departmanı temel alarak planı indeksleyin. Bir program yapın ve sınıflandırma kodları atayın.
Kayıt Envanteri
Kayıt envanteri elde tutma yönetiminde çok önemli bir adımdır. Bu, kuruluşunuzdaki tüm elektronik ve kağıt kayıtların doğru bir listesidir. Giriş, “Genel Muhasebe” gibi her kayıt için bir başlık ve belgenin yeri hakkında ayrıntılı bilgi vermelidir. Ek olarak, kayıtlar için bir sınıflandırma ekleyin. Bu, şirket programınıza göre elde tutma ölçütü olacaktır. Örneğin, bir elektronik tablo oluşturun; ilk sütun, “Ödenecek Hesaplar Yaşlanma Raporu” başlıklı bir başlık olacaktır. İkinci sütun başlığı, “Ödenecek Hesaplar” olarak sınıflandırılabilir. Üçüncü sütun, bir bölüm olabilir, “Muhasebe”. E-tablonun geri kalan kısmı, konumu belirleyebilir. “Doğu Depo Odası, Kabine Dört” ve saklama kodu, “A Çizelgesi”
Belge Değerlendirmeleri
Değerlendirme süreci, saklama süresini aşan belgeleri ortadan kaldırmak için şirket çapında bir şirket içi analiz yapılmasını gerektirir. Bu ev temizliği biçimi, fazla kayıt birikimini ortadan kaldırır. Kayıt envanter listelerini kullanarak süresi dolmuş belgeleri imha edin. Tamamlandığında, tüm depolamayı inceleyin ve envanter listesini güncelleyin. Bu süre zarfında, son gözden geçirmeden bu yana yapılan değişiklikleri tanımak için yasaları inceleyin. Değerlendirmeleri yıllık, üç aylık veya aylık olarak zamanlayın.
