İyi proje yönetimi, yapacaklarınızı ve yapılanları belgelemek anlamına gelir.Hem proje sözleşmesi hem de proje kapsamı, bir projenin başlama aşamasında erken yaratılır ve her biri projeyi doğru yöne yönlendirmeye yardımcı olur. Bu belgelerin her ikisi de bir projeyi yerden almak için çok önemli olsa da, çok farklı amaçlara, izleyicilere ve içeriklere sahipler.
yetki
Tüzüğün bir birincil amacı vardır: bir projeyi tamamlamak için tanımlanmış kaynakları kullanması için bir proje yöneticisine yetki vermek. İkincisi, tüzük proje sponsoru atamalıdır. Bu iki kişi, projeyi birden fazla ekipte ve birkaç aşamada yönetecek ve destekleyecektir. Şart, hedefleri, amacı ve hedef bitiş tarihini içeren projeye kısa bir giriş ile başlayan özlü bir belge olmalıdır; proje yöneticisini, sponsoru ve diğer yönetici paydaşları listeleyen bir tablo; ve belirtilen katılımcılarla imzalarla kapatın. Tüzük nadiren iki sayfadan daha uzun olmalıdır.
onay
Tüzük en az bir üst düzey personel tarafından imzalandığından, sponsor, projenin belgelenmiş geçerliliğini sağlar. Tüzük genellikle yöneticilere veya diğer üst düzey ekip üyelerine teslim edilir ve projenin onaylandığı bilgisine sunulur. Birçok proje departmanlar arasında yönetildiği için, bu onay aynı zamanda diğer ekiplere işbirliğinin gerekli olacağı konusunda uyarıda bulunur. Sık sık, şart, bir iş vakası ile birlikte sunulur ve bu iki belge projenin nedenini kaydeder.
Hedefleri
Proje kapsamı, projenin parametrelerini tanımlar. İlk olarak, hedefleri belirlemek için bir ön kapsam belgesi (tüzük ve diğer başlangıç belgeleri ile birlikte) hazırlanır. Bu belge genellikle, görevlerin nasıl tamamlanacağını içermese de, proje ekibine kimlerin katkıda bulunacağını gösteren ekip liderlerine sunulur. Örneğin, bir inşaat projesinde, ön kapsam, oda sayısı, kare çekimler ve giriş sayısı dahil olmak üzere inşa edilecek yapıyı tarif edecektir.
Hesap verebilirlik
Kapsam belgesi, paydaşların bir projenin tamamlanıp tamamlanmadığını belirlemelerine yardımcı olacaktır. Kapsam belgesi projenin ne sunacağını tanımladığından, projenin başarıyla sonuçlandırılması için programın uygun olup olmadığını belirlemek için proje boyunca faydalıdır. Projeniz üç uygulama içeren bir yazılım paketi uygulamaksa ve ikisini tamamladıysanız, söz verdiğiniz kapsamı yerine getirmediniz. Kapsamlı belgeler, bu nedenle bir proje sırasında sık sık değişir. Bir tüzüğün aksine, kapsam belgeleri "canlı" belgeler olarak kabul edilir ve yeni bilgiler keşfedildikçe hedefler değiştirilebilir.
