Kağıtsız çalışmak yeşil yaşama katılmak isteyen bir işletme için önemli bir adımdır. EPA, Amerikalıların her yıl yaklaşık 99 milyon ton kağıt kullandığını ve kağıtların bu ülkedeki atığın yüzde 34'ünü oluşturduğunu tahmin ediyor. Müşterilerinize düzenli olarak posta yoluyla faturalar ve diğer iletişimler gönderirseniz, önceden kağıtsız olma niyetini onlara bildirmeniz gerekir.
Kağıtsız kullanım için zaman çizelgenizi ve müşterinin kağıt faturalarını almak için yerine getirmesi gereken şartları açıklığa kavuşturun. Örneğin, çoğu durumda müşterinin kağıtsız faturalandırmaya geçmeden önce postayla kağıt beyanı göndermeyi durdurma iznini almanız gerekebilir.
Kağıtsız faturalandırma güncellemesini eklemek için sözleşme koşullarınızı gerektiği gibi değiştirin. İlerleyen müşteriler için isteğe bağlı mı yoksa gerekli mi olduğu hakkında bilgi ekleyin.
Müşterinin kağıtsız faturalandırma ile ilgili bilgilerinizi nasıl aldığını onaylayabilmesi için açık talimatlarla birlikte bildirim mesajınızı oluşturun. Örneğin, kağıtsız faturalandırma için etkin tarihin listelendiği bildirime ek olarak, "kaydolma" için bir web sitesi veya telefon hattı da ekleyebilirsiniz.
Müşteriye son birkaç kağıt faturanızın mesaj bölümüne kağıtsız kullanma kararınızla ilgili bir bildirim ekleyin. Alanı, dikkatini çekmek için öne çıkan bir renk veya yazı tipinde vurgulayın. Güncellenen terimlerinizi bu postalara da eklediğinizden emin olun.
Posta kağıdı faturalarını durdurma niyetiniz hakkındaki mesajı içeren müşterilere ayrı bir “hatırlatma” kartpostal gönderin.
Kağıtsız faturalandırma kararınızı bildirmek için müşteri listenize bir e-posta gönderin. Bu durumda, gerektiğinde tercihleri yapmak için müşteriyi doğrudan web sitenize bağlayabilirsiniz.
İpuçları
-
Müşteriyle iletişiminizde kağıtsız çalışmanın faydalarından birkaçını açıklayın.
Tüm eyalet ve federal yasalara uyduğunuzdan emin olmak için kağıtsız faturalandırmaya geçmeden önce bir avukata danışın.
