Kağıtsız bir ofis çevreye yardımcı olabilir, ancak uygun bir iş akışı sistemi kurulmazsa süreç baş ağrıları yaratabilir. Her şeyi dijital alana taşımak, geçiş sırasında hiçbir şeyin kaybolmamasını sağlayan belge kontrolü ve iş akışı prosedürleri oluşturmayı gerektirir. Fiziksel kutular, tarihin çöp kutularına geri döndüğünde, sanal olanlar bunları değiştirmelidir.
Dijital olmak
Kağıtsız bir ofiste amaç, mümkün olan her şeyi çevrimiçi ortamda taşımaktır. Basılı belgeler taranır ve bilgisayar sisteminizde, yetkili kullanıcıların bunlara erişebileceği paylaşılan bir yere yerleştirilir. Çevresel faydalara ek olarak, iyi yönetilen kağıtsız bir ofis, bilgileri geleneksel dosyalama sistemlerinden daha kolay bulabilir. Sanal bir arşivdeki klasörler eski belgeleri depolar; böylece sıkça erişilen alanları karıştırmazlar, ancak gerektiğinde hala kullanılabilirler.
Paylaşılan Takvimler
Çalışan programlarını paylaşılan bir takvime taşımak, işverenlerin tatil zamanlarını ve iş zamanlamasını etkileyen diğer konuları yönetmelerini sağlar. Ayrıca iş arkadaşlarının toplantıları ve diğer planlanmış etkinlikleri izlemesini sağlar. İş takvimlerini paylaşan ekipler, kimin ofis içinde ve kim dışında olduğunu izleyebilir ve akılda tutulacak projelerdeki iş akışını yapılandırabilir. Örneğin, kilit paydaşların haftanın sonunda bir konferansa gittiğini görebilmek, örneğin, bir anahtar belgenin taslağını veya sözleşmesini daha hızlı bir şekilde tamamlamasını sağlamak için motive edebilir; içerik tamamlandı.
Doküman yönetimi
Kağıtsız ofisler, belgelerin nasıl muhafaza edileceğini ve saklanacağını zorunlu kılan bir sisteme ihtiyaç duyar. Belgeleri bulmayı kolaylaştırmak için bir belge adlandırma kuralı ve klasör yapısı oluşturun. Belge yönetim sistemleri genellikle hem “kontrol” hem de değişiklikleri takip etmeyi sağlar. Bu, birden fazla kişinin aynı anda bir belge üzerinde çalışmasını önler ve sürüm denetimine izin verir. Belgelerin paylaşılan konumda güncellenmesini zorunlu kılmak, kullanıcılar bir dosya indirdiğinde, güncelleme yaptıklarında ve e-postayla gönderdiklerinde ortaya çıkan sorunları azaltır ve ardından resmi sürümü güncel tutamaz.
Proje Yönetimi
Proje yönetimi yazılımı, proje kilometre taşlarının ve son tarihlerin izlenmesine yardımcı olur. Görevlerin ve proje programlarının kaydını tutabilecek ve çalışanların bir şeyin ne zaman tamamlandığını bildirmesine izin verecek bir sisteme ihtiyacınız olacak. Yeni bir görevin dikkat etmesi gerektiğinde, bildirimler birini uyarmalıdır. Bireyler kendi projelerini izleyebilir, yöneticiler ise ekip boyunca neler yapıldığına bütüncül bir bakış attırabilir ve kaynakları gerektiğinde yeniden tahsis edebilir. Projeler tamamlandıktan sonra dijital olarak arşivlenmeli, öğrenilen derslerle birlikte, benzer bir proje daha sonra başladığında bilgi aktarımı kolayca gerçekleşebilir.
