İç kontroller, bir şirketin değerli varlıklarının çalınmasını ve zarar görmesini önlemek için uygulanan politikalardır. Gayrimenkul, üretken ekipman, stok ve nakit gibi maddi varlıklar her zaman güvende tutmak için zor olabilir, ancak maddi varlıkları yönetmek için iç kontrollere aşina olmak, mülkünüzü güvende tutmanıza yardımcı olabilir.
Kontrollü Erişim
Operasyonlarınızın kilit alanlara veya güvenlik kontrol noktalarına sahip envanter depolama tesisleri, kasalar ve ekipman odaları gibi kilit alanlarına erişimi kontrol edin. Geleneksel anahtarlar kullanmadan hassas alanlara atanmış personele erişimi kısıtlamanıza izin veren elektronik sistemler mevcuttur. Bu sistemler, çalışanların belirli zamanlarda belirli alanlara eriştiği bir günlük tutma yeteneğine sahiptir.
Yetki Verme Sorunları
Yalnızca en güvenilir çalışanlarınıza envantere, nakit paraya ve diğer değerli eşyalara açık erişim içeren delege faaliyetleri. Montana.edu'ya göre, yöneticiler, tedarikçiler, distribütörler veya müşterilerle iş yaparken yöneticinin adını imzalamasına izin vermemeli ve herhangi bir çalışanın teslimat veya nakit çekme faaliyetlerini özel olarak kontrol etmesine veya maruz kalmasına izin vermemelidir.
Güvenlik sorunları
Maddi duran varlıklarınızın güvenliği için detaylara disiplinli bir özen gösterilmesi önemlidir. Her iş gününden sonra tesisinizi iyice kilitleyin, kapılarını açın ve emniyete alın ve izinsiz giriş yapanları veya şüpheli etkinlikleri kaydetmek için kamera gözetimini kullanın. Banka mevduatı sık sık yapın ve yalnızca gerektiği kadar nakit bulundurun.
Erişim Parkurları
Mümkün olduğunda hassas alanlara erişimi kaydedin. Siterooms.com'a göre, erişim kayıtları etkili iç kontrollerin anahtarıdır. Sınırlı alanlara elektronik erişim kaydını tutun. Kasiyere, benzersiz bir kimlik ile yazarkasa girme ve kasiyer paylaşımına izin verme. Çalışanların ilklerini banka mevduat makbuzları, teslimat formları, yazarkasa bantları ve diğer kontrol belgeleri ile ilgili işaretlemelerini isteyin.
Fiziksel Denetimler
Şüpheli faaliyetlerinizi erken yakalamak için envanterinizin, ekipmanınızın ve banka hesaplarınızın düzenli ve rasgele denetimlerini gerçekleştirin. Denetim sonuçlarının güvenilirliğini sağlamak için üçüncü taraf bir denetim şirketi kullanmayı düşünün.
Çalışanların kendi sorumluluk alanlarını denetlemelerine izin vermeyin. Örneğin, teslimat almaktan sorumlu bir çalışanın hammadde stoklarını denetlemesine izin vermeyin ve banka mevduatı yapan çalışanın banka hesap özetlerini ve yazarkasa kayıtlarını denetlemesine izin vermeyin.
şeffaflık
Yukarıda belirtilen kavram ve teknikler zarar ve ziyanın önlenmesine yardımcı olabilir, ancak iç kontrol politikalarınızı çalışanlara, müşterilere ve iş ortaklarına karşı tamamen şeffaf hale getirmek, olayların ilk başta gerçekleşmesini önlemeye hizmet edebilir. Örneğin, çalışanlarınıza sınırlı alanlara erişimin kaydedildiğini söyleyin; Müşterilerin tesislerinizin video gözetimi ile izlendiğini bilmelerini sağlayın; ve tedarikçilerinize iç denetim politikalarınızı bilmelerini sağlayın.
