Genellikle bir kuruluş, bir proje için dışarıdan yardım istediğinde, bir RFP veya bir teklif talebi yayınlar. Yükleniciler daha sonra projeye nasıl yardımcı olabileceklerini ve şirketlerinin veya ekibinin neden iş için en iyi seçenek olduğunu belirterek RFP'ye yanıt veriyor. En eksiksiz cevapları almak ve doğru seçimi yapmak için, RFP'ler bazı temel bilgileri içermelidir.
Bir RFP her zaman isteği veren kuruluşun tanıtımı ve genel bir incelemesi ile yardıma ihtiyaç duyulan sorunu veya projeyi başlatmalıdır. Giriş genellikle bir veya iki paragraftan daha fazla değildir ve proje ve önerilen bütçe için bitiş tarihini de içermelidir. Bu bilgilerin eklenmesi, firmaların RFP'ye cevap verip vermeyeceği konusunda karar vermelerine yardımcı olur.
Proje detayları
Bir RFP'nin ikinci kısmı, belirli proje veya program hakkında ayrıntılı bilgi sağlamalıdır. Projenin amacı, yapısı ve üzerinde çalışan ekip, yer, zamanlama ve statü ile ilgili detaylar hakkında ayrıntılı bilgi veriniz. Bu bilgi katılımcıların projenin içeriğini anlamalarına yardımcı olur; daha sonra taleplerini düzenleyen kuruluşun ihtiyaçlarına cevap verebilirler.
Hizmet kapsamı
Bir RFP, aradığınız hizmetleri bir dış firmadan detaylandırmalıdır. Bu hizmet kapsamı muhtemelen RFP'nin en önemli bölümüdür, çünkü yanıt veren firmalar tüm ihtiyaçlarınızı karşılayan teklifler geliştirmeye büyük özen gösterecektir. Projeyi tamamlamanın anahtarı olan belirli görevleri eklemeniz gerekirken, her yanıt veren firmanın projeye kendi yaklaşımına sahip olacağından, gereken hizmetlerin listesi oldukça genel olmalıdır. Dış firmaların fikir ve süreçlerini detaylandırmasına izin vermek, iş için en iyi firma hakkında daha bilinçli bir karar vermenize yardımcı olabilir.
Bütçe
RFP yayınlayan bazı firmalar bütçe bilgilerini dahil etmekte tereddüt ederken, sıkı bir bütçeniz varsa, bunu RFP'ye dahil edin. RFP, firmalardan bütçeyi nasıl kullanmayı planladıklarını ve ayrıca faturalandırma ve ödeme gereklilikleri ve prosedürlerinin bir dökümünü ayrıntılandırmasını isteyen bir bölüm içermelidir. Ayrıca, verdiğiniz sözleşmenin türü ve sözleşmenin süresi hakkında bilgileri de ekleyin.
Nitelikler
Şirketinizle çalışmak için bir dış firma seçerken, karşılayabileceğiniz en iyi ve en kaliteli firmayı istiyorsunuz. RFP, yanıt veren firmaların işle ilgili niteliklerini ayrıntılandırabilecekleri bir bölüm içermelidir. Belirli bir deneyim arıyorsanız, o zaman katılımcılardan bu alandaki becerilerini ve deneyimlerini ayrıntılandırmasını isteyin. Ayrıca, şirketin tamamı için veya bireysel ekip üyeleri için referanslar talep edin.
Değerlendirme ve Gönderme
RFP'ler, teklifi sunmak için değerlendirme kriterleri ve talimatlarını içeren bir döküm içermelidir. Son başvuru tarihini ve saatini ve ayrıca teklif alacağınız belirli bir adresi gösteren açık ve net olun. Derhal diskalifiye edilmesine neden olacak durumlar varsa, o zaman bunları da dahil edin.
