Manuel bir bordro sistemi tamamen elle gerçekleştirilirken, bilgisayarlı bir bordro sistemi bir şirketin bordrosunu tahsis edilmiş bordro yazılımı ile işlemesini sağlar. Manuel bir sistem bordro hatalarıyla sonuçlanabilir ve genellikle yavaş ve zahmetli bir işlemdir. Bilgisayarlı sistemler, artan doğruluk ve hız dahil olmak üzere birçok avantaj sunar.
Zaman İthalatı
Birçok işveren, çalışanların çalışma saatlerini izlemek için zaman saati gibi bir zaman tutma sistemi kullanır. Manuel bir sistem, çalışanın zamanını elle takip etmeyi gerektirir, ancak bilgisayarlı bir bordro sistemi, çalışan girişlerini zaman tutma sisteminden otomatik olarak bordro sistemine aktarabilmektedir.Böyle bir sistem, çalışanların zaman zaman ayarlamalar yapması gerekmesine rağmen, normal saatleri çalışılan fazla mesai saatlerinden ayırabilir.
Otomatik hesaplamalar
Bilgisayarlı bordro sistemleri çalışanların çalışma saatlerini çeyrek saatlik bölümlere ayırabilir ve çalışılan ve ödenecek toplam saatleri doğru olarak hesaplayabilir ve böylece manuel hesaplamalar için harcanan zamanı azaltabilir. Bu sistemler, alınan girdi verilerine dayanarak haftalık, iki haftada bir, iki ayda bir ve aylık gibi tüm ödeme sıklıklarını hesaplar.
Bilgisayarlı bordro sistemi, vergi ve ücret ödemeleri gibi çalışanların yasal kesintilerini ve otopark ücretleri, 401 (k) katkıları ve tıbbi yardımlar gibi gönüllü kesintileri otomatik olarak hesaplar. Bordro şahsiyeti, federal gelir vergisi stopajı için W-4 Form bilgileri gibi, indirimlerin esas alındığı verileri girer.
Maaş İşlemi İşlemesi
Manuel bir bordro sistemi maaş çeklerini bir daktiloda veya elle yazdırmanızı gerektirir. Bilgisayarlı bir bordro sistemi, doğrudan gerçek para yatırma özelliğine sahiptir ve bu sayede canlı çek ve mutabakat için harcanan para tasarrufu sağlanır. Ek olarak, bilgisayarlı maaş ve maaş çekleri basımı, hacme bakılmaksızın hızlı bir şekilde gerçekleşir.
Rapor oluşturma
Bilgisayarlı bordro sistemi, maaş çeklerini yazdırmadan veya maaş ödeme yapmadan önce maaş bordrosunu iki kez kontrol etmenizi sağlayan maaş bordrosu raporları oluşturur. ABD Çalışma Bakanlığı, işverenlerin bordro kayıtlarını en az üç yıl süreyle saklamasını ister. Bilgisayarlı bir sistem, her ödeme dönemine ait maaş bordrolarının basılı olarak basılmasını sağlar ve ayrıca bilgileri sisteme süresiz olarak kaydeder.
Bilgisayarlı sistemler, üç aylık ve yıllık ücret beyanları ve çalışan W-2 formları dahil olmak üzere vergi raporları oluşturarak bordro vergisi uyumluluğunu sağlar. Bu sistemler şirketin muhasebecilerine şirketin bordro vergisini ve uzlaşma görevlerini yerine getirmek ve gerekli raporları yazdırmak için gerekli verileri sağlar. Ayrıca, bu sistemler, alınan ve ödenen tatil ve kişisel zaman gibi fayda günlerini izler.
