Belge arşivleme, artık aktif kullanımda olmayan belgelerin depolanmasıdır ancak kuruluşların bu belgeleri bir tür tarihi kayıt olarak tutmaları gerekir. Genellikle, kuruluşlar ve işletmeler belgeleri arşivler, ancak kişiler de çeşitli nedenlerle belgeleri arşivleyebilir. Belge arşivlemeyle ilgili bir dizi düşünce ve yöntem vardır. Bazı durumlarda, bir kuruluşun içinde bir arşivleme prosedürü belirttiği belgeleri yönetmek için iyi tanımlanmış bir dizi politika olacaktır. Kuruluşlar, elektronik de dahil olmak üzere farklı medya türlerini nispeten kolaylıkla arşivleyebilir.
amaç
Kuruluşlar, çoğu durumda kuruluşun genel amacı veya rolü ile ilgili belgeleri çeşitli nedenlerle arşivler. Genellikle, organizasyonlar dokümantasyonu arşivler çünkü kültürel veya tarihi öneme sahiptir. Alternatif olarak, bir işletme, arşivlemenin en etkili yönetim yöntemi olduğu, geçmiş belgelerin güvenilir bir kaydını tutmak için yasal veya finansal bir nedene sahip olabilir.
hususlar
Belge arşivlemeye ihtiyaç duyan herhangi bir kuruluş, prosedürlerini dikkatlice göz önünde bulundurmalıdır. Hem geçmiş hem de devam eden işlemler açısından hangi belgelerin arşivlenmesi gerektiğine karar vermek doğal olarak öncelikli husustur. Bir kuruluşun ürettiği devam eden belgeler için, kuruluş arşivleme için belirli bir programa ulaşabilir. Arşivleme yöntemleri de değişkenlik gösterir ve bilgisayar teknolojisinin ilerlemesi birçok durumda verimli, uygun maliyetli çözümler sunan birçok yeni araç ortaya çıkarmıştır.
Araçlar
2011 itibariyle, doküman arşivlemeye yönelik yazılım araçları artmış, bu da kurumlara daha düşük bir maliyetle arşivleme olanağı sunmuştur. Kuruluşlar, yazılım arşivlemeyi yalnızca elektronik biçimde depoladıkları belgeler için değil, aynı zamanda kağıt belgeler ve diğer ortamlar için de bir araç olarak kullanabilir. Kuruluşlar dijital olmayan depoları elektronik ortamda tarayabilir veya dönüştürerek etkin kayıt tutma için gereken fiziksel alanı azaltır.
Riskler
Riskler herhangi bir belge arşivleme sisteminde doğaldır ve kuruluşların örgütsel arşivleme politikası oluştururken bunları göz önünde bulundurmaları gerekir. Belgelerin elektronik ortamda saklanmasının faydası, yalnızca arşivler güvenli olduğunda geçerlidir. Bu nedenle kuruluşlar, arşivleme araçlarını ve hizmetlerini farklı şekillerde ele alan bir arşivin kararlılığını ve güvenliğini korumak için yeterli güvenlik önlemleri kullanmalıdır.
Yararları
Etkin bir belge arşivleme sistemine sahip olmanın faydaları teknolojik çözümlerin ortaya çıkmasıyla artmıştır. Elektronik kayıtlar daha az fiziksel alan kaplar ve bazı durumlarda bir işletme veya kuruluşun ana mülklerinde bile bulunmayabilir. Örneğin, bazı kuruluşlar harici bir doküman yönetim servisi kullanabilir. Elektronik kayıtları kullanmanın bir başka avantajı, kuruluşların gerektiğinde, genellikle aranabilir bir elektronik formatta arşivlenmiş içeriği kolayca ve hızlı bir şekilde sunabilmeleridir.
