Bir toplantı sırasında gerçekleştirilen eylemleri belgelemek, önemli konuların ve kararların gelecek yıllar boyunca hatırlanmasını sağlar. Bir toplantıdaki tüm ana etkileşimler, ne zaman harekete geçildiği dahil - hareket sonunda başarısız olsa bile kaydedilmelidir.
Toplantı Tutanaklarının Amacı
Tutanaklar, toplantı sırasında gerçekleşen kararları ve tartışmaları belgelemektedir. Yazılı bir kayıt olarak, tutanaklar ayrıca yasal belgeler toplantı. Her türlü toplantı, resmi kurumsal Yönetim Kurulundan bir kuruluşun personel toplantısına, kamu politikaları hakkında bir topluluk toplantısına kadar tutanakları kaydedebilir.
Toplantı Tutanakları Alma
Olağanüstü organizasyonel, dinleme ve not tutma becerileri toplantıdaki tutanakları kaydetmeye yardımcı olur. Toplantıda her şey söylenmedi belgelenmelidir; bunun yerine, aşağıdaki gibi kilit noktalara odaklanın:
- Toplantının tarihi, saati ve yeri
- Katılımcıların listesi
- Tartışılan ana konular
- Yapılan hareketler
- Kesinleşen kararlar
- İşlemler tamamlandı
- Bir sonraki toplantıdan önce yapılması gereken adımlar
Başarısız Hareketler
Bir toplantı katılımcısı değerlendirilmek üzere bir konu ortaya koymak istediğinde, bir hareket yapılır. Genelde bir hareketin atanması gerekir - yani başka bir katılımcı, hareketin ilerlemesi ve tartışılması için konunun göz önünde bulundurulması gerektiğini kabul eder. Hareket ikincil değilse, denir başarısız hareket. Ancak başarısız bir hareket bile dakikalar içerisinde belgelenmelidir. Hareketi kimin yaptığını, hareketin neyi oluşturduğunu ve başarısız olduğunu yazın. Örneğin, bunu kaydetmenin bir yöntemi şöyle görünebilir:
- Hareket: Kütüphanedeki tüm bilgisayarlar yeni ve mevcut modellerle değiştirilmelidir. Bill Smith tarafından sunulan hareket. Hareket ikincil değil; hareket başarısız oldu.
Yeterli oy kullanmazlarsa, ikincil hareketler hala başarısız olabilir. Bir hareket seçilip ilerlemeye devam ettikten sonra, toplantı katılımcıları konuyu tartışırlar. Seçmenlerin çoğunluğu konuyu kabul etmekten yana değilse, hareket başarısız olur. Bu dakikalar içinde şöyle kaydedilmelidir:
- Hareket: Kütüphanedeki tüm bilgisayarlar yeni ve mevcut modellerle değiştirilmelidir. Bill Smith tarafından sunulan hareket. Bob Jones tarafından atanan hareket. Oy 5-2'ye karşı; hareket başarısız oldu.
