Çalışanlar, satıcılar veya müşterilerle iletişim kurmak, etkili mesajlar üretmenizi sağlamak işinizin başarısı için hayati öneme sahiptir. İş iletişiminizin hedefte olduğundan emin olmak için, en etkili mesajlarda ortak olan beş özelliği içerdiğinden emin olmalısınız.
Amaç temizle
Etkili mesajlar, hedef kitleye bilgi vermek, ikna etmek veya işbirliği yapmak için net bir amaç içerir. Mesaj, izleyicinin anlama düzeyine, potansiyel tepkisine ve besteciyle olan ilişkisine göre tasarlanmalıdır. Genellikle, birlikte ele alınması gereken yakından ilgili konular olmadığı sürece, her mesaja yalnızca bir ana fikir eklemek en iyisidir. İş iletişiminde açık bir amaca sahip olmak, mesajı iletmek için kullanılan ortamın belirlenmesine de yardımcı olacaktır.
Uygun Kanallar
Mesajı iletmek için uygun kanalı seçmek de önemlidir. E-posta iletişimi, büyük kitlelere ulaşmak için kullanılabilirken, yüz yüze iletişim daha küçük gruplar için daha uygundur. Çalışan incelemeleri veya politika değişiklikleri gibi belgelere ihtiyaç duyan resmi iletişim, yazılı olarak en iyisi olacaktır. Belirli bir mesaj için hangi çıkışın en uygun olduğunu belirlemek gönderene bağlıdır. Örneğin, bir şirketin sosyal olduğunu ilan eden bir video sunumu, çalışanları heyecanlandırmak için yaratıcı ve eğlenceli bir yoldur; CEO’nun ailesinde bir ölümü duyurmak için videoyu kullanırken duyarsız olabilir. Ortam, mesajın amacını çarpıtmamalı, tamamlamamalıdır.
Doğru Bilgiler
İş iletişimi, bilgi raporlamada yüksek düzeyde doğruluk gerektirir. Etkili iş mesajlarının özellikleri arasında açıklık, gerçekler, kaynaklar ve bütünlük ve netlik açısından iki kez kontrol edilmesi gereken programlar bulunur. Etkili mesajlar ayrıca jargon, argo ve “kurumsal konuşma” dır. Örneğin, “şirket stratejileri genişletmek için premium fırsatları kullanıyor” demek yerine, “ekibimiz işimizin büyümesine yardımcı olmak için en iyi kaynakları kullanıyor” diyerek sadeleştiriyor.
Mesajları Tamamla
Yazılı ve sözlü iletişim ancak mesajları tamamlandığında etkili olacaktır. Hikayenin yalnızca bir kısmını anlatan iş mesajları, alıcıları şaşırtmaya ve onları amaçlandığı şekilde gerçekleştirememeye uygundur. İyi bir test, herhangi bir mesajın aşağıdaki soruları yanıtlayıp cevaplamadığını sormaktır: kim, ne, ne zaman, nerede, neden ve nasıl. Çalışanlar, satıcılar veya iş ortaklarının bir mesaj üzerinde hareket edebilmelerinin tek yolu, tam kapsamıyla sağlanmalarıdır.
Yaratıcı özellikler
İş iletişiminin girişim kapitalistleri mi yoksa güvenlik personeli için mi yapıldığına bakılmaksızın, insanlar yalnızca kendilerinin ilgisini çekenlere dikkat eder. En etkili mesajlar kısa ve ilgi çekicidir. Çoğu insan her mesajı ilgi çekici bulmaz, bu nedenle iş iletişiminde etkili mesajlaşma biraz yaratıcılık içermelidir. Mesajların özetlenmesi ve yoğunlaştırılması, okuma şansını arttıracak, aynı zamanda büyük ilgi çekici fikirleri vurgulamak geribildirim ve eylemi teşvik edecektir.
