Katılımın Kurulması
Proje portföyü süreci, sınırlı kaynak kısıtlamalarına tabi olarak, kuruluşunuz tarafından üstlenilen tüm projelerin çıktı potansiyelini belirli bir zamanda en üst seviyeye çıkarabilen bir yöntemdir. Proje portföy yönetimi çalışmalarınıza başlamadan önce, kuruluşunuzdaki kilit karar vericiler arasında bir anlayış ve işbirliği ortamı oluşturun. Proje portföy süreci, operasyonlarınız üzerinde daha büyük bir ekonomik veya stratejik etkiye sahip olan projeler lehine başarılı ve zamanında olabilecek mevcut projelerin sonlandırılmasını içerebilir. Yöneticiler, bu gerçekleştiğinde herhangi bir küskünlük hissinden kaçınmak için bu kavramı anlamaları önemlidir. Belirli projelere sahip küçük çalışan gruplarını belirlemek yerine, proje seçimine yönelik takım temelli bir tutum geliştirin. Bu, yeniden atanan veya yeni projeler arasında bölünen proje ekiplerinde ortaya çıkan reddedilme duygularını önleyecektir.
öncelik
Proje portföyü yönetimi sürecinde, şirketinizin karlılığına en fazla katkıda bulunan projelere zaman, para, çalışanların verimliliği ve teknoloji gibi kaynakları tahsis edeceksiniz. Herhangi bir spesifik projeyi düşünmeden önce, her birini yargılamak için bir öncelikler listesi hazırlayın. Öncelikli listenizi sürekli izleyin ve değişen stratejik hedeflere ve gelişen iş iklimlerine uyarlayın. Projelerinizi öncelik sırasına koyacak maddeler arasında maliyet, gelire katkı, pazarlama etkisi, zaman dilimleri ve belirli hedeflere ulaşma yer alabilir.
Kapasite ve Talebi Belirleyin
Tüm organizasyonlar sınırlı kaynakları en etkin şekilde kullanma problemi ile karşı karşıya kalmaktadır. Hangi projelerin üstlenileceğini belirlemek için öncelik listenizi kullanmadan önce kaynak kapasiteniz ve her projenin kaynak talepleri hakkında bilgi toplayın. Seçilen tüm projelerin toplam kaynak talebi, şirketinizin kaynak kapasitesini aşamaz. Örneğin, firmanızın proje çalışması için on bilgisayarı ve yirmi çalışanı varsa, yirmi üç çalışanı ve on bir bilgisayarı gerektiren bir proje portföyü seçemezsiniz. Bütçe kısıtlamaları, optimum proje karışımını belirlerken de büyük bir faktördür.
Proje Portföyünü Optimize Edin
Kaynak kapasitesi ve bireysel projelerin kaynak talepleri ile ilgili öncelikler ve bilgiler listenizle donanmış, artık şirketiniz için stratejik alaka düzeyini en üst seviyeye çıkaracak bir dizi proje seçmeye hazırsınız. Başlangıçta seçilmeyen projelerin mutlaka elimine edilmediğini unutmayın; Yüksek öncelikli projelerin tamamlanmasıyla kaynaklar serbest bırakıldığında daha az öncelikli projeler üstlenilebilir.
Proje portföyü sürecinde size yardımcı olacak birkaç yazılım paketi bulunmaktadır, ancak daha basit proje portföyleri için, seçilen projelerin birleşimi ile ilgili tüm olasılıkları ortaya koymak için bir karar ağacı kullanılabilir. Proje karar ağacı örneği için bu makalenin sonundaki bağlantıyı izleyin.
İlk olarak, her bir projenin yanı sıra çalışanlar, teknoloji ve diğer kaynaklar için toplam maliyeti ve gereksinimlerini listeleyin. Ardından, proje önceliklerinize göre en yüksek puan alan projeleri sıralayın ve ardından gerçekleştirilecek projelerden oluşan bir portföy seçin. Unutmayın, seçilen tüm projelerin toplam kaynak talepleri toplam kaynak kapasitenizden az olmalıdır. Kuruluşunuza yeni potansiyel projeler tanıtıldıkça ve mevcut projeler tamamlandıktan sonra, güncellenen öncelik listeniz ve kaynak kapasitelerine dayanarak hangi yeni projelerin yeni mevcut kaynakları hak ettiğini belirlemek için proje portföy sürecini tekrar ziyaret edin.
