Her çalışan beklentileri karşılayamaz. Bu olduğunda, disiplin mektubu yazmalı veya kişiyi resmen yazılı olarak sonlandırmalısınız. Bazı çalışanlar öfkeli olacağınıza dair beklentilerinizin çok altına düşebilir, ancak yine de profesyonel bir tonda disiplin mektubu yazmalısınız, çünkü mektup bir şirket kaydıdır ve tarzınız şirkete yansır. Profesyonel olmayan bir şekilde profesyonelce davranmadan, çalışanın profesyonellik eksikliğini birleştirmeyin.
Tarihi yazın. Bir satır atlayın ve çalışanın adını ve ev adresini ayrı satırlara yazın. Ek bir satır atlayın ve "Sayın Bay / Bayan (Soyadı)" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. Çalışana ilk isim vermiş olsanız bile, çalışanın disiplini gerektirdiği bir durumda profesyonel olmak için ekstra çaba göstermelisiniz. Soyadını kullanmak, haberler negatif olduğunda faydalı olan mesafe oluşturmanıza yardımcı olur.
Mektuba, çalışanlara işteki performansının beklentileri karşılamadığını açıklayın ve ardından performansıyla ilgili sorunları profesyonel ve duygusal olmayan bir biçimde ayrıntılandırın. Varsa, gecikme veya kazalar gibi büyük olayların tarihlerini ve saatlerini listeleyin. Çalışanın ihlal ettiği belirli kurallara bakın.
Sonra ne olacağını açıkla. Çalışanı disiplin altına alıyorsanız, bunun ilk uyarısı olduğunu ve müteakip suçların askıya alma veya işten çıkarma gibi daha ağır sonuçlara yol açacak başka uyarıları hak edeceğini açıklayın. Çalışanı fesih ediyorsanız, fesih için geçerli bir tarih ve ofisini boşaltmasını beklediğiniz zaman gibi ihtiyaç duyacağı her türlü bilgiyi sağlayın.
Herhangi bir sorunuz olması durumunda iletişim bilgilerini sağlayın ve varsa bir temyiz sürecini ana hatlarıyla belirtin. Çalışana işbirliğinden dolayı teşekkür eder ve uygunsa, gelecekte ona iyi dileklerinizi iletin.
"Saygılarımızla" yazarak mektubu kapatın ve üç satır boşluğu atlayın. Adını yaz Mektubu şirket antetli kağıdına yazdırın ve adınızı yazdığınız adın üzerine yazın.
