İş dünyasında birçok karar aldığımız toplantıların içinde ve dışındayız. Bir toplantının sonunda, toplantı tutanakları, tüm katılımcıların daha fazla işlem yapmalarını sağlamak için kararlar alır. Toplantı tutanakları, katılımcı listesinden ve gündeminden alınacak aksiyonlara ve daha fazla toplantı için alınacak kararlara kadar bir toplantının tüm yönlerini kapsar. Toplantı tutanaklarını belirlemek için özel adımlar kullanmak, ekibinizin, meslektaşlarınızın ve yöneticilerinizin tartışma konularını ve daha fazla eylem için beklentilerini bilmelerini sağlayacaktır.
Toplantı günlerinizi, toplantı dakikanızı yazmak için kılavuz olarak kullanın. Toplantı gündemi, toplantı kılavuzudur. Katılımcıları günceller ve hedeflerini, onlara ulaşmadaki rollerini ve onlara hangi özel öğelerin atandığını bilmelerini sağlar. Toplantı gündemde bulunduğundan gündem, tutanakların yazılmasında yol gösterici olur.
Toplantıda katılımcıların rollerini kısaca açıklayın veya tartışma için hazırlar. Her bir katılımcının, katılımcı olmayanların hangi bölüme kimlerin katıldığını ve hangi özel amaç için olduğunu bilmelerine yardımcı olma rolünü açıklayın. Katılımcıların rollerini özetlemek, her bir kişinin toplantıya bilerek katılmasını sağlar. Katılımcıların rolleri toplantı kolaylaştırıcısı ve katılımcılar için önemlidir, bu nedenle toplantı tartışmaları daha önce tartışılan konularla boğuşmadan devam eder.
Toplantının amaçlarını açıkça belirterek vurgulayın. Örneğin: karar vermek, fikir toplamak veya devam eden ekibi güncellemek için. Hedefleri listeleme tutanakların okurlarına toplantının amacını açıkça anlamalarına yardımcı olur. Amaç veya hedefler kısmı birçok üst düzey yöneticinin okuduğu şeydir; hedeflere dahil olmaları gerekmiyorsa, daha fazla okumaya gerek yoktur. Bir yöneticinin hedeflere özel bir ilgisi varsa, bir sonraki toplantıya katılmayı seçebilir.
Toplantıda alınan kararları yazınız. Bir sonraki toplantının gündemini belirlemek için alınan ve tartışılan tüm kararları not edin. Kararları yazmak, katılımcıların ve katılımcı olmayanların, daha sonra hazırlayabilecekleri herhangi bir takip faaliyetinin gerekli olup olmadığını incelemelerini sağlar. Toplantıda vurgulanan kararlar, başka bir toplantıda daha fazla tartışmaya ihtiyaç duyulmadıkça ele alınacaktır, bu karar kendi başına bir karar olacaktır. Bir toplantıda alınan kararları yakalamak ve paylaşmak, kesin ve faydalı dakikalar için çok önemlidir.
Sorumlu bir kişinin isminin yanına "Sonraki Adım" görevlerini yazın. Bu adımlar toplantı kolaylaştırıcısının bir sonraki toplantıya hazırlanmasının yanı sıra katılımcıların ve katılımcı olmayanların toplantı sonrası için nelerden sorumlu olduklarının farkında olmalarını sağlar. Bu, bireylerin, görevlerini tamamlayarak ya da onları tamamlayıp bir sonraki toplantıya katılabilecek bir başkasına devrederek bir sonraki toplantıya hazırlanmasını sağlar.
Toplantı tutanaklarının bir taslağını katılımcılara gönderin. Taslak, katılımcıların notları, sonraki adımları ve kararları güncelleyerek tutanağı düzenlemesini sağlayacaktır. Taslak inceleme, tüm bilgilerin doğru bir şekilde yakalanmasını ve bireylerin kendilerine veya departmanlarına atanan görevleri yönetmelerini sağlar. Taslak inceleme sürecinin bir parçası olarak, tüm katılımcılara yorumlarda son tarih verin. Herhangi bir düzenleme yapılmazsa, tutanaklar tüm taraflarca kabul edilir.
Toplantı tutanağını gönder. Tüm geri bildirimler toplandıktan sonra, toplantı tutanağını toplantıya davet edilen tüm kişilere gönderin. Bilgilendirilmesi gereken diğer çalışanları veya katılımcıları kopyalayın. Tutanak, toplantı sonundan itibaren 24 saat içinde veya bir sonraki toplantıdan 12 saat önce (hangisi önce gelirse) gönderilmelidir.
İpuçları
-
Toplantı tutanaklarında tüm bilgilerin toplanması gerekli değildir, vurgulamalar yeterlidir. Toplantı tutanakları toplantıyı karar ve sorumluluklarla özetlediklerinde etkili olur. Toplantıyı kolaylaştırıyorsanız, birinden ekip için not almasını isteyin.
