Sözleşme yönetimi en iyi uygulamaları düzenli sözleşme uygunluk denetimlerini önermektedir. Ancak, genellikle yıllık olarak yapılan mali tablo denetimlerinden farklı olarak, sözleşme incelemeleri daha sık gerçekleşir. Örneğin, mühendislik ve inşaat sözleşmeleri için bir denetim programı genellikle aylık ödeme denetimlerinin yanı sıra, daha uzun projeler için üç aylık, yarı yıllık veya yıllık denetimleri içerir. Uyumluluk denetim prosedürlerinin tam olarak anlaşılması, aksi takdirde israf harcamaları ve maliyet aşımlarına neden olabilecek hataları yakalama olasılığınızı artırır.
Denetim Amaçları Oluşturun
Gözden geçirmenin sözleşme ömrü içerisinde gerçekleştiği yerde denetim hedefleri belirlenir. Sözleşme yaşam döngüsünün erken saatlerinde gerçekleşen bir kontrol denetimi, genellikle yüklenicinin süreçlerini ve iç kontrollerini değerlendirmeye odaklanır. Amaç, iletişimi geliştirmek ve fazla harcama riskindeki süreçleri tanımlamak ve kolaylaştırmaktır. Aylık veya son sözleşme ödemesi yapılmadan önce gerçekleşen bir kurtarma denetimi, geçersiz, fazla denetlenen ve yinelenen masraflar gibi fatura tutarsızlıklarını arar. Amaç, fatura hatalarını önlemek ve fazla ödemeleri telafi etmektir.
Denetim Ekibini Birleştir
Denetim ekibinin büyüklüğüne ve yapısına karar verirken sözleşmenin büyüklüğüne ve karmaşıklığına bakın. En azından hem kontrol hem de kurtarma denetim ekipleri sözleşme yöneticisini, muhasebe departmanından bir temsilciyi ve tarafsız bir üçüncü kişiyi içermelidir. Bununla birlikte, büyük veya karmaşık sözleşmeler, sözleşme yönetimi ve denetim prosedürlerine aşina olan ek ekip üyelerini gerektirebilir. Denetim dolandırıcılık faaliyetlerini çözerse, deneyimli bir adli muhasebeci veya dolandırıcılık soruşturmacısını getirmek gerekebilir.
Kontrol Denetim Prosedürleri
Bir kontrol denetimi esas olarak faturalandırma ve ödeme prosedürlerine ve önleyici kontrollere bakar. Prosedürler, sözleşmenin ve hem yüklenicilerin hem de ödenecek faturalandırma ve ödeme verisi giriş prosedürlerinin hesaplarının yoğun bir şekilde incelenmesini içerir. Gözden geçirme, görevlerin ayrılması, yetkilendirme sistemi ve bilgi güvenliği gibi yeterli iç kontrolleri araştırıyor. Testler, genellikle mevcut kontrollerin etkili olup olmadığını görmek için kasıtlı hatalar içeren bir numune faturası oluşturma, işleme koyma ve ödemeyi içerebilir.
Kurtarma Denetim Prosedürleri
Aylık kurtarma denetimleri, yüklenicinin son iş maliyeti raporunu cari dönemde faturalandırılan tutarlarla uzlaştırır. Denetçiler, iş maliyeti raporunu gözden geçirerek ve faturalandırma ve ödeme koşullarını sözleşme ile karşılaştırarak başlar. Herhangi bir kırmızı bayrağın varlığına bağlı olarak denetçiler, emek, malzeme, idari ve genel giderler gibi farklı maliyet türleri için yalnızca birkaç veya daha fazla örnek işlemi seçebilir ve test edebilir. İşlem testleri genellikle yeniden hesaplamalardan ve denetim izlerinin oluşturulmasından oluşur. Bir denetim, vergi ve danışmanlık hizmetleri şirketi olan KPMG'ye göre, denetçiler önemli fazla mesai, maliyet yeniden sınıflandırmaları, maliyet tahakkukları, olağandışı veya eksik maliyet tanımlamaları, büyük veya olağandışı dolar tutarları, sözleşme başlamadan önce yapılan masraflar ve ev ofisi ek masrafları gibi tutarsızlıklar aramaktadır. maliyetler.
Takip Raporu Oluştur
Denetimden sonra ekip, genellikle yüz yüze bir toplantıda, işletme sahibine ve yükleniciye nihai bir rapor hazırlar ve sunar. Bulgular, raporun ne kadar bilgi içerdiğini belirlese de, odak, tutarsızlıkları veya yetersiz prosedürleri düzeltmek için öneriler belirleme, açıklama ve sunmaya odaklanır. Denetçiler ayrıca hedefleri belirtir, ayrıca sözleşme incelemesini ve denetim test prosedürlerini açıklar.
