Akış çizelgeleri, bir iş sürecindeki adımların birbirine nasıl uyduğunu göstermek için kullanışlıdır. Muhasebe döngüsünü belgelemek için kullanıldığında, yalnızca çalışanlarınızın her ay tam muhasebe döngüsündeki her aşamasını tamamladıklarından emin olmak için uygun bir kontrol listesi değildir, aynı zamanda muhasebe iş akışlarını analiz etmenize ve geliştirmenize yardımcı olur. Her birinin nerede ve hangi bilgileri gerektirdiğini hangi sembollerin kullandığını anladığınızda, bir muhasebe süreci akış şeması oluşturmak zor değildir.
Akış Şeması Sembollerini Anlayın
Akış çizelgesi sembolleri, muhasebe döngüsüne dahil olan adımları, kararları ve görevleri gösterir. Her birini tasvir etmek için herhangi bir sembolü kullanabilseniz de, birçok kişi standart semboller kullanır. Bir muhasebe süreci akış şeması için bunlar, karşılıklı tarafların paralel ve eşit uzunlukta düz şekilleri olan ovalleri, dikdörtgenleri ve paralelkenarları içerir. Ayrıca muhasebe işleminin hangi yöne aktığını gösteren oklar da faydalıdır. Zihin Araçları web sitesinde açıklandığı gibi, ovaller genellikle bir sürecin başlangıcını veya sonunu gösterir, dikdörtgenler belirli görevleri tanımlar ve talimatlarını veya yönlerini ve paralelkenarlar muhasebe çıktılarını sınıflandırır.
Akış Şeması Yapısını Oluşturun
Muhasebe döngüsü, her muhasebe döneminde aynı sırada gerçekleşen 10 adımlık bir dizidir. Her adımın gerçekleştiği sırada, muhasebe döngüsü işlemlerin tanımlanması, işlemlerin analiz edilmesi, günlük girişlerinin yapılması, deftere girişlerin yapılması, bir deneme bakiyesi hesaplanması, girişlerin düzeltilmesi, düzeltilmiş bir deneme bakiyesi hesaplanması, finansal tabloların hazırlanması, devir kapanış girişleri ve kapanış sonrası deneme bakiyesi hesaplanarak geçici hesaplardaki bakiyeler. Bir oval içindeki her bir ana adımı tanımlayın ve dikey bir akış şeması yapısı oluşturmak için yön oklarını kullanın.
Görev Ayrıntıları Ekle
Muhasebe döngüsünün her adımında bireysel görevleri tanımlamak için bir görev analizi yapın. Ne kadar çok ayrıntı verirseniz, grafik o kadar faydalı olacaktır. Örneğin, “günlük girişlerini borç veya kredi olarak kaydet” diyen tek bir dikdörtgen kullanmak yerine, her adımı listeleyin veya bu görevi kendi dikdörtgeni içinde tamamlayabilmeniz için talimatlar sağlayın. Finansal tabloların hazırlanması gibi çıktı üreten adımlar için, paralelkenarlar kullanarak çıktıyı tanımlayın, bunları karşılık gelen dikdörtgenin sağına yerleştirin ve yön oklarına bağlayın. Akış çizelgesi tamamlanana kadar bu adımı tekrarlayın.
Test Et ve Doğrula
Akış çizelgesi tamamlandığında, Mind Tools bilgileri doğrulamanızı ve doğruluğunu test etmenizi önerir. Bunu başarmanın bir yolu, muhasebe çalışanlarından çizelgeyi gözden geçirmelerini ve tam olarak sunuldukları gibi adımları izleyerek test etmelerini istemektir. Bu aynı zamanda verimliliği ve iç kontrolleri iyileştirmek için muhasebe döngüsünü analiz etmek için iyi bir zamandır. Gereksiz ve gereksiz adımları ve eklemeniz gereken adımları belirleyin. Muhasebe prosedürlerinin bilgi güvenliği ve görevlerin ayrılması gibi yeterli iç kontrol sağlayıp sağlamadığına bakın.
