Çalışanlara yönelik yazılı talimatlar genellikle sözlü talimatlardan daha faydalıdır. Yeni bir politika veya prosedürün ayrıntılarını içeren bir mektup, çalışanlara ileride başvurmak üzere bir belge verir. Yeni bir prosedürün nasıl uygulanacağını hatırlamalarına yardımcı olmasının yanı sıra, bir yönerge mektubu, yasaların öngördüğü yeni bir politika hakkında resmi bildirimde bulunma konusundaki yasal gerekliliği de yerine getirmektedir. Örneğin, 2011'in başlarında, birçok şehir, bölgedeki işletmeleri etkileyen sigara yasakları kurmaktadır. Yeni sigara içme politikasına uymaları konusunda çalışanları bilgilendirmek işverenin sorumluluğundadır.
Şirket antetli kağıdını yazıcınıza yerleştirin. Bu yönerge resmi bir bildirimdir ve antetli kağıt bilginin resmi yapısını güçlendirecektir.
Tarihin tamamını yazın. Her zaman bir yönergeye tarih eklemelisiniz çünkü bildirim zamanını belirler. Satır atla.
Direktif yalnızca bir kişiye verilecekse alıcının adını ve adresini yazın. Tüm çalışanlara battaniye mektubu ise, isim ve adresi yazmayınız.
Mektup tüm çalışanlara gidiyorsa "Sayın değerli çalışanlar" yazdıktan sonra iki nokta üst üste yazın. Bir kişiye gidiyorsa belirli bir ad yazın.
Mektuba talimatların ne hakkında olduğuna dair doğrudan bir ifade ile başlayın. Politika veya prosedür hakkında, ne zaman yürürlüğe gireceği ve politikadan kimlerin etkileneceği gibi ilgili ayrıntıları verin.
Görevi tamamlamak veya yeni politikaya uymak için gereken adımları listeleyin. Çalışanların izleyebileceği açık, okunması kolay bir dil kullanın.
Bu yeni politikanın alıcıya / alıcılara nasıl fayda sağlayacağını açıklayın ve işbirlikleri için teşekkür edin. Bir çalışan yönergeye uymamayı seçerse ne olacağını açıklayın.
Son paragrafta uygun son teslim tarihlerini veya iletişim bilgilerini verin. Varsa, çalışanların uyumluluğunu değerlendirme yöntemini tanımlayın. Alıcıların aklınıza gelebilecek tüm soruları cevaplamayı teklif edin.
Saygılı bir kapanış yazıp, adınızı ve başlığınızı yazarak mektubu kapatın. Yazdığınız adın üstünde oturum açın.
Herhangi bir bilgiyi kaçırmadığınızdan emin olmak için başka bir amirin mektubu okumasını isteyin.
Mektupları postalayın. Direktif bir yasa değişikliğinin bir sonucuysa, direktifin alındığını ispatlamak için alıcı (lar) dan imza onayı almayı düşünün.
