İşletmedeki çoğu kişi belgeleri düzenli olarak e-posta eki olarak gönderir. Ancak, postayla postalama için güzel bir klasör oluşturmak en iyisidir. Herhangi bir belgeyi iş amacıyla yazma amacınız, diğer tarafın mesleki dilde ihtiyaç duyduğu bilgileri eklemektir. Bu, dilin yüksek kaşlı veya belirsiz olması gerektiği anlamına gelmez. Belgeyi okuyacak olanlar tam olarak anlamıyorsa, ana belgeyi açıklamak için ayrı bir madde imli bilgi sayfası oluşturmayı düşünün.
Belgeniz için ihtiyacınız olan tüm bilgileri toplayın. Belgede yazı tipi boyutunda başkalarının kolayca okuyabileceği net bilgiler verin. İyi bir görsel izlenim oluşturmak için yazı tipi boyutlarını ve baskı stillerini deneyin. Göndermeden önce belgeyi incelemesi için güvendiğiniz birinden isteyin.
Belgeyi alacak kişinin adını, unvanını ve bölümünü girin. Dokümanın yazarının adını, e-posta adresini ve telefon irtibat numaralarını ekleyin. Bu tür bilgileri kapak sayfasının sağ üst köşesine yazın veya bu bilgiyi en altta ortalayın.
Belgenin hangi bilgileri sağladığını belirten bir yönetici özeti yazın. Örneğin, belgenin sözleşmeli bir iş için teklif olduğunu belirtin. Yönetici özetini yarım sayfa veya daha az ile sınırlayın. Bu bölümü, okuyucunun belgedeki bilgilerle ilgili hiçbir fikri yokmuş gibi yazın. Özet, belgeyi alan kişinin başkalarıyla paylaşması gerekebileceği konusunda bilgi sağlamalıdır.
Tartışmak istediğiniz projeyle ilgili ilk önce en önemli bilgilerden başlayarak bilgi veriniz. Okuyucunun ilgisini çekin ve her paragrafta tutmaya çalışın. İşle ilgili belgeler çok fazla kelime bilgisi ile sıkıcı olmaya meyillidir. Bilgileri daha ilginç bir şekilde sunmak için alt başlıklar oluşturun.
Sözlerinle bir resim çiz. Okuyucunun, ne olması gerektiğini tanımlayan dili kullanarak, yapmaya çalıştığınız noktaları görselleştirmesine yardımcı olun.
Uyarı
Herhangi bir işletme belgesini okuyucunun eğitim seviyesine yazın. Bir şantiyeden kir çekmek için kazı yapan bir şirket kiralamayı planlıyorsanız, şirketin günlük işlemlerinde kullanacağı dili kullanın, bilimsel bir açıklama değil.
