İş gereksinimleri belgeleri, bir işletmenin mevcut sorunları çözmek ve / veya yeni yetenekler kazanmak için ne yapması gerektiğini açıklar. Ancak, bu belgeler çözümün nasıl uygulanacağını tarif etmemektedir - bu daha sonraki bir adımdır. İş analistleri, şirket ve endüstrisi hakkında kapsamlı araştırmalar yaptıktan sonra gereksinim belgeleri hazırlar. Araştırma, dokümanın kapsamı ile ilgili paydaşlarla geniş kapsamlı iletişimi içermelidir.
İş hedefleri
Her ne kadar bir şirketin iş hedeflerinin diz çökmemiş açıklaması “para kazanmak” olsa da, aslında hedefler genellikle daha karmaşık ve niteliklidir. İş hedeflerini belgelemeye başlamak için iyi bir yer, şirketin temel değerlerini, rekabet etmek istediği pazarları, yönetim felsefesini ve para kazanmanın ötesinde neyi başarmak istediğini açıklamak zorunda olan şirket misyonunu incelemektir. Örneğin, bir misyon ifadesi bir şirketin önemli sosyal değeri olan yenilikçi çözümler yaratmak istediğini gösterebilir.
Kapsamı Belirleme
İhtiyaç belgesinin kapsamını belirlemek, böylece belirli bir problem alanına değinmek çok önemlidir. Belge sponsorluğu sık sık organizasyoneldir ve bu da proje kapsamına sınır koyar. Örneğin, nakliye departmanı, geç gönderilerle ilgili giderek artan sayıda müşteri şikayeti nedeniyle bir ticari ihtiyaçlar belgesi verebilir.
Hedeflerle Çatışmada Gerçekler
Analistin bir sonraki görevi, iş hedefleriyle çelişen gerçekleri belgelemek. Örneğin, bir iş hedefinin bir endüstrinin belirli bir pazar segmentinde lider olmak olduğunu varsayalım. Şirketin segmentteki rakiplerle pazar payını kaybetmesi durumunda, analist gerçekleri belgeleyecek, piyasa kaybının büyüklüğünü tanımlayacak, fenomen için olası nedenler sunacak ve karşılanamayan bir veya daha fazla iş hedefini belirleyecektir. Bu bölümü tamamlamak için, analistin, sorun kapsamı içinde farklı kategoriler halinde mantıksal olarak düzenlenmiş kapsamlı bir hedef / olgu çatışması kümesi derlemesi gerekir.
Mevcut Prosedürler
Gereksinimler belgesinin bir sonraki kısmı mevcut operasyonların ve politikaların bazı yönlerini detaylandırmalıdır. Denize gitmek kolaydır, bu nedenle deneyimli bir analist, sorun kapsamına katkıda bulunan etkinliklere odaklanır. Örneğin, bir analist bir siparişin teslim tarihinden itibaren bir şirketin verileri ve ürünleri nasıl ele aldığını açıklayabilir. Tanım, gecikmelere neden olan verimsizlikleri belirtmelidir. Analistler, verilerin, materyallerin ve maliyetlerin organizasyon içinde nasıl aktığını göstermeye yardımcı olmak için çeşitli grafik araçlarını kullanır. Analist, mevcut ve gelecekteki operasyonları etkileyen herhangi bir kısıtlamayı da kabul etmelidir.
Eylem için Organize Et
İş gereklilikleri belgesinin son bölümü, hedefler ve gerçeklik arasındaki çatışmaları gidermek için nelerin karşılanması gerektiğini tanımlayan bir dizi hedef gösterir. Bu aşamada, analist, problemlerin nasıl çözüleceğini ayrıntılı olarak bildirmek için cazibeye direnmelidir. Örneğin, analist bir iş gereksinimi olarak "siparişleri yüzde 20 azaltma süresini azaltabilir" listesini verebilir, ancak "yeni sipariş sistemi kurmaz" listesini verebilir. Analist, iş gereksinimlerinin etkileyeceği bölümlerin ve prosedürlerin bir listesini ve diyagramlarını derlemelidir. Belgede ayrıca ayrıntılı çözümler belirlemek için bir program ve bütçe de bulunmalıdır. Daha sonra, proje tasarım dokümanı gereklilikleri yerine getirmek için bir yol sunacaktır. Bu gerçekleşmeden önce, proje sponsoru ve diğer paydaşlar iş gereksinimlerini onaylamalı veya değiştirmelidir.
