Toplantı tutanakları, tartışılan tüm önemli bilgilerin ve bir iş toplantısı sırasında verilen kararların bir kaydıdır. Normalde, belirlenmiş bir tutan kişi toplantıyı kağıda veya bir dizüstü bilgisayara kaydeder. Toplantı tutanakları, toplantıda söylenen önemli hiçbir şeyin unutulmamasını sağlar ve katılımcıların söyledikleriyle ilgili gelecekteki anlaşmazlıkları önler. Toplantı tutanakları ayrıca bir toplantıya katılamayan insanlar için de yararlıdır. Birkaç toplantı tutanağı yönergeleri izleyerek her şeyi doğru kaydettiğinizden emin olun.
Toplantıya başlamadan önce, tüm katılımcıların adları, toplantının amacı ve toplantı gündemi gibi toplantı sahibinden bilgi toplayın. Bu, tartışmayı takip etmenize yardımcı olur. Toplantının önemli bir katılımcısı değilseniz, dakikalarca daha iyi konsantre olabilirsiniz. Emin değilseniz, ana bilgisayardaki rolünüzü onaylayın.
Toplantı başlar başlamaz dikkatlice dinleyin. Cep telefonları gibi dikkat dağıtıcı şeyler kullanmaktan kaçının veya bir dizüstü bilgisayar getirdiyseniz, e-postanızı kontrol etmekten veya internette gezinmekten kaçının. Eldeki tartışmaya odaklanın.
Sadece ana noktaları kaydet. Her ayrıntıyı yazmak imkansız ve gereksizdir. Toplantının amacını dikkate alarak neyin önemli olduğuna karar verin. Seslenen, görüşülmeyen konulara ve alınan kararlara ilişkin görüş veya önerileri kaydedin.
Mümkün olduğunda paraşüt. İfadeleri yazılı olarak yazmak gerekli değildir ve çok fazla zaman alır. Başka bir deyişle, katılımcıların ne tartıştığını anladığınızı gösterir.
Kağıtları karıştırmamak için, kağıt kalemle yazıyorsanız sayfalarınızı numaralandırın.
Gerektiğinde soru sorun. Birinin ne söylediğini doğrulamanız gerekiyorsa, toplantıyı duraklatmak veya bekletmekten korkmayın.
Toplantı sırasında ortaya çıkamayacak kadar karmaşık bir konuyu netleştirmeniz gerekirse, bilgiler aklınızda hala taze iken toplantıdan hemen sonra soru sorun.
Mümkün olduğunca nesnel bir şekilde yazın. Bir dakikadan beri, rolünüz görüşünüzü veya sansür tartışmalarını sağlamak değil, söylenenleri tarafsız bir şekilde özetlemektir.
Notlarınızı daha sonra gözden geçirirken yazım, noktalama ve netlik olup olmadığını kontrol edin. Tutanakları gerekli kişilere dağıtmadan önce iyi bir kopya yazınız.
