İşletmeniz için bir iç kontrol sistemi tasarlamak, planlama ve şirketin ayrıntılı işlemlerinin anlaşılmasını gerektirir. İç kontroller birkaç amaca hizmet eder, ancak asıl olanları, işletmenin amaçlandığı gibi çalışmasını sağlamak ve çalışanların uygunsuz mal veya para alma fırsatlarını önlemektir. Dahili kontroller bir işletme sahibine, operasyonun her yönünü şahsen denetlemeden her şeyin doğru şekilde çalıştığını bilmenin rahatlığını sağlar.
İşletmenizdeki ana süreçlerin her birini gözden geçirin: üretim, envanter yönetimi, alacak hesapları, ödenecek hesaplar, banka mutabakatı ve hırsızlık veya gizlilikle dolandırıcılık yapmanın mümkün olabileceği diğer işlemler. Bireyin sorumlu olduğu sürecin her bir bölümüne isimler veya iş unvanları koyun. Bir sürecin nasıl çalıştığından emin değilseniz, "sahada" zaman geçirin ve süreci izleyin veya sorumlu olanlara sorular sorun.
Her bir işlemin her aşamasını, şirket varlıklarını çalma fırsatını sağlayacak kontrol zayıflıkları açısından değerlendirin. Tek bir bireyin hem mal varlığının ve hem de onların muhasebesinin bulunduğu alanlara odaklanın. Örneğin, bir çalışan kasa üzerinde kontrolü elinde tutuyorsa ve ayrıca gecenin sonunda mutabakat yapmaktan sorumlu ise, çalışan parayı çalmak ve mutabakatı tahrif ederek gizlemek için bir fırsat bulur. Diğer bir örnek, gelen postayı açmaktan sorumlu tek bir çalışanın olması ve ayrıca postaya gelen hesapların alınabileceği çeklerin kaydedilmesinden de sorumlu olmaktır.
Zayıf iç kontrolleri değerlendirdiğiniz alanlar için prosedürleri değiştirin. Velayet işlevini mümkün olduğunca raporlama işlevinden ayırın. Her bir işi farklı kişilerin yapması için yeterli sayıda çalışanınız olmasa da, mümkün olan her durumda uyumsuz fonksiyonları ayırmak zorunda olduğunuz çalışanlar arasında alternatif fonksiyonlar vardır.
Yeni prosedürleri eksiksiz bir şekilde belgelendirin ve çalışanları onlarla tanıyın. Çalışanlardan yeni işlemlerin ne kadar etkili olduğu konusunda geri bildirim isteyin. Prosedürlerin sadece kontrol olarak değil, iş ve operasyon açısından da anlam ifade etmesini sağlamak önemlidir. Prosedürleri geri bildirime göre ayarlayın, ancak kontrollerin amacını daima aklınızda bulundurun.
Henüz yapmadıysanız zorunlu bir tatil politikası uygulayın. İşletmelerdeki kronik hırsızlık sorunlarının çoğunun devam etmesine izin verilir, çünkü hiç kimse hırsızın işlevini yerine getirmez.Hırsız çalışanlar tatile çıkmak zorunda kaldıklarında ve başka biri onlar için doldurduğunda, suçu gizlemeye devam edemezler. Bu politika, hırsızlığı önleyebilir ve gerçekleşirse ortaya çıkarabilir.
İpuçları
-
İç kontrollerinizin etkinliğini en az yılda bir kez değerlendirin ve gerekirse iyileştirin.
Uyarı
Güçlü iç kontroller uygulamaktan korkmayın, çünkü çalışanlarınızın onlara güvenmeyeceğinizi düşüneceğinden korkuyorsunuz. Dürüst çalışanlar, uygun şekilde tasarlanmış bir ortamda çalışmak ister.
