Herhangi bir iç kontrol sisteminin önemli bir amacı varlıkları korumaktır. Bordro süreçleri hem insani hem de finansal kaynakları etkilediği için, bordro iç kontrollerindeki problemler veya zayıflıklar maliyetli olabilir. Bordro sürecine özgü risklerin tanınması, potansiyel etkilerinin anlaşılması ve bunların nasıl ele alınacağının bilinmesi zaman içinde önemli zararların önlenmesine neden olabilir.
Riskler
Bordro işlemindeki riskler, maaş bordrosunun ve çalışanlara sağlanan fayda ile ilgili yükümlülüklerin beyan edilmesi veya işçilik maliyetlerinin satılan malların maliyeti (COGS) ile satış, genel ve idari (SG & A) masraflar arasında yanlış sınıflandırılması gibi finansal raporlama sorunlarını içerir. Operasyonel verimlilik hayali veya feshedilmiş çalışanlara ödeme yaparak (genellikle işten çıkarmanın sonucu olarak) ve yanlış ücret ve maaş oranları kullanılarak tehlikeye girebilir. Yasal uyumluluk, federal ve eyalet ücret ve saat yasalarının ihlali veya çalışanlara karşı bağımsız müteahhitlere ilişkin İç Gelir Servisi (IRS) düzenlemelerinin ihlali yoluyla tehlikeye girer.
darbe
Bordro problemlerinin potansiyel finansal, itibar ve yasal etkisi zamanlamaları, büyüklükleri ve niteliklerine bağlı olarak büyük ölçüde değişmektedir. Bir olayın sahip olabileceği etkiyi anlamak, nasıl uygun şekilde ele alınacağını bilmek açısından önemlidir. İşletmeler aşağıdakileri dikkate almalıdır: Finansal raporlama hataları dış denetim ücretlerini artırabilir. Yanlış finansal veriler, kötü yönetim kararlarına neden olabilir ve yatırımcıları ve alacaklılar gibi diğer paydaşları olumsuz yönde etkileyebilir. Fantom çalışanlarına yapılan ödemeler ve hatalı ücret oranları, likiditeyi olumsuz yönde etkileyebilir ve vergi yükünü artırabilir. Ücret ve saat yasaları veya IRS düzenlemelerinin ihlali, ciddi para cezaları, yasal ücretler, daha yüksek çalışan devir oranları ve itibar kaybına neden olabilir.
hafifletme
Eğer güçlü bordro kontrolleri uygularsanız, bordro probleminin olasılığını veya etkisini azaltabilirsiniz. Bununla birlikte, bordro kontrollerini uygulamanın faydası maliyetten ağır basmamalıdır. Düzenli ve zamanında maaş bordrosu hesabı ve genel muhasebe defterine ve üçüncü şahıs işlemcilerin verisine, dosya iletimlerine ve diğer kayıtlara yapılan mutabakatlar finansal yanlışlıkları önleyebilir veya tespit edebilir. Doğrudan ve dolaylı maliyetler arasında çalışan işgücü sınıflandırmalarının gözden geçirilmesi, sınıflandırma problemlerinin tanımlanmasına yardımcı olabilir. Bordro verilerine giriş, işleme ve ödeme yetkilendirme ve serbest bırakma personeli arasındaki görevlerin ayrılması idealdir, ancak kaynakları sınırlı olan küçük şirketlerde zor olabilir. Üst düzey yönetim incelemesi, ücret oranlarının onaylanması ve iletişimi, ücret değişiklikleri, personel terfileri, iş değişiklikleri ve işten çıkarmalar, görevlerin ayrılmasının maliyet etkin olmadığı durumlarda uygun olabilir. Yasal ve İK konularında uygun yönetim ve süpervizör eğitim programları, mevzuata uygunluğun artırılmasına yardımcı olabilir.
İzleme
Herhangi bir iç kontrol sistemi, personel ve iş süreçleri büyüme yoluyla veya kontrol prosedürlerinin uygun olmayan şekilde yönetimi geçersiz kılınmasıyla değiştikçe zamanla etkisiz hale gelebilir. Potansiyel risklerin periyodik değerlendirmelerini yapmak ve ilgili ve uygun maliyetli olmalarını sağlamak için bordro kontrollerinin tasarımını ve etkinliğini gözden geçirin.
