Bir işletme sahibi olarak, finansmanınızı takip etmek ve zamanında vergi ödemek sizin sorumluluğunuzdadır. Tercihlerinize bağlı olarak, bu mesleği idare etmek için kendi muhasebe işlemlerinizi yapabilir, bir meslek sahibi işe alabilir veya kuruluşunuzda bir kişi atayabilirsiniz. Hangi seçeneği seçerseniz seçin, çeşitli muhasebe sistemlerini tanımak için zaman ayırın. El ile ve bilgisayarlı muhasebe yazılım programlarına ek olarak, tek girişli sistemler ile çift girişli sistemler arasındaki farkları net bir şekilde anladığınızdan emin olun.
Muhasebe Sistemi Nedir?
Farklı muhasebe sistemleri vardır ve her birinin kendine özgü özellikleri vardır. Bununla birlikte, hepsinin ortak bir amacı vardır: Bir işletmenin, gelir, gider ve yükümlülükleri gibi finansal faaliyetlerini yönetmek. Bu dijital çağda, çoğu muhasebeci gecikmiş ödeme hatırlatıcıları, gelişmiş raporlama yetenekleri, otomatik veri yedeklemeleri, bulut tabanlı hizmetler ve daha fazlasını içeren karmaşık sistemler kullanıyor.
Bir muhasebe sistemi olmadan, kitaplarınızı aylık ve yıllık raporlama için hazır hale getirmeyi, günlük harcamalarınızı takip etmeyi ve şirketinizin finansal performansını değerlendirmeyi zor bulacaksınız. Manuel hesaplamalar eski ve insan hatası eğilimlidir. Bilgisayarlı muhasebe sistemleri ise doğrudur ve her şeyi daha da kolaylaştırır. Siz veya ekibiniz, zaman zaman ve paradan tasarruf etmenizi sağlarken, pahalı hataları önler.
Bu programlar her türlü muhasebe bilgisini işleyebilir ve detaylı raporlar oluşturabilir. Bunları çalışanlara ödenen ve ödenecek ücretleri hesaplamak, işlemleri kaydetmek, kredi devir oranlarını kontrol etmek ve satış, bordro, envanter ve işinizin diğer önemli yönleriyle ilgili işlem verilerini hesaplamak için kullanabilirsiniz. Bazı muhasebe sistemleri küçük işletmeler ve serbest çalışanlar için tasarlanmıştır, diğerleri ise büyük işletmelere, devlet kurumlarına veya belirli sektörlere hitap eder.
Muhasebe Yazılım Türleri
Bir muhasebe sistemi seçmek, bütçenize, tercihlerinize ve işletme büyüklüğünüze bağlıdır. Dört ana finansal yazılım sistemi türü şunlardır:
- Tek girişli sistemler
- Çift girişli sistemler
- Manuel muhasebe sistemleri
- Bilgisayarlı muhasebe sistemleri
Bunlar, bulut muhasebe yazılımı, özel muhasebe yazılımı, kurumsal kaynak planlama yazılımı, kullanıma hazır ticari yazılım ve daha fazlası gibi diğer birkaç kategoriye ayrılabilir. En yeni programlar pazarlama ve satış otomasyon yeteneklerine, sınırsız fatura planlamasına, bordro modüllerine ve diğer üstün özelliklere sahiptir. Muhasebedeki uygulamaları, günlük finansal işlemlerinizi izlemenin ötesine geçer.
Tek girişli sistemler en temel seçenektir. Adından da anlaşılacağı gibi, her işlemi muhasebe günlüğüne tek bir girişle kaydederler. Bu yöntem kullanımı kolaydır ve muhasebe eğitimi gerektirmez. Etkinliği az olan küçük şirketlere hitap ediyor. Dezavantajı, hatalara eğilimli olması ve alacak hesaplarını, ödenecek hesapları, borçları ve daha fazlasını izlememesidir.
Günümüzde küçük işletmeler için tasarlananlar da dahil olmak üzere çoğu finansal yazılım sistemi çift girişli defter tutma kullanıyor. Bu, her işlemin daha doğru raporlama ve zamanında hata tespiti için izin veren en az iki hesap içereceği anlamına gelir.
Manuel ve Bilgisayarlı Muhasebe Sistemleri
Her iki muhasebe sistemi de aynı prensiplere dayanmaktadır. Bununla birlikte, manuel muhasebe zaman alıcıdır ve daha fazla evrak gerektirir. Bunu kullananlar finansal tablo raporları hazırlamalı, deneme bakiyeleri hesaplamalı, fiziksel kayıtlara işlem kaydetme vb. Her şey elle yapıldığından, insan hatası riski daha yüksektir.
Bilgisayarlı sistemler ise finansal işlemleri elektronik olarak kaydeder ve işlemlerinizi kolaylaştırabilir. Kullanıcılar verileri farklı formatlarda görüntülemeyi, bulutta saklamayı ve hareket halindeyken erişmeyi seçebilirler. Örnekler FreshBook'lar, Zoho Kitapları, FreeAgent, QuickBooks, Xero ve ActivityHD'dir.
Nişenize bağlı olarak, Sage 300 İnşaat ve Emlak, Abila MIP Fon Muhasebesi veya Sage Sabit Varlıklar gibi sektöre özel muhasebe sistemlerini de seçebilirsiniz. Birçok program sağlık tesisleri, imalat şirketleri, kar amacı gütmeyen kuruluşlar ve diğer kuruluşlar için özel olarak tasarlanmıştır.
