İş raporları çoğu zaman dayanıklı bir plastik cilt içine yerleştirilir veya birden fazla okuyucuyu tutmaları için spiral veya tarak ciltleme kullanarak bağlanır. İşadamlarının ilişkili raporlar için kullandıkları rapor formatına "el yazması formatı" denir. Makale formatındaki bir rapor birkaç bölüm içerir: bir başlık sayfası, bir aktarma mektubu, bir içindekiler tablosu, bir yönetici özeti, bir giriş, sorunun veya durumun bir arka planı, bir tartışma, bir çözüm, bir sonuç, bir alıntı ve ekler.
Bir başlık sayfası oluşturarak rapora başlayın. Başlık sayfası birkaç farklı şekilde biçimlendirilebilir, ancak raporun başlığını, yazarın adını, alıcının adını ve tarihi içermelidir.
İletim mektubu oluşturun. Raporun birden fazla alıcısı olmasına rağmen, gönderim mektubu, komite başkanına veya en üst sıradaki kişiye yöneliktir. İletim mektubu ödevi tanıtır ve ana noktaları kapsar. Bu, raporun alıcısı için önceden bir özet görevi görür.
Giriş bölümünden başlayarak raporun içeriğini yazınız. Giriş, raporun amacını, tartışmakta olduğunuz sorunu ve sorunun kapsamını açıklar. Örneğin, raporun konusu işyerinizde park yeri olmamasıysa, park etme sorununu, şirketinizin sorunu çözmesi gerekliliğini ve hangi park yerlerini tartıştığınızı açıklarsınız.
İlgili arka plan bilgilerini tartışacak arka plan ve amaç adı verilen bir bölüm oluşturun. Raporun alıcısı bu bilgiden haberdar olabilir, ancak dahil olmak üzere komitenin geri kalanına konuyla ilgili bilginizi göstermenin yanı sıra ayrıntılı bir genel bakış sunacaktır. Park örneği için, başladığınızda lotların yeterli olduğu gerçeğini tartışabilirsiniz, ancak 2004 yılında şirket birleşmesinden bu yana, yeni çalışanlar park yeri bulmakta sorun yaşadılar.
Sorunun çeşitli çözümlerini tartışan bir bölüm yazın. Yönetim, analitik bir rapor halinde olası tüm çözümler veya olası nedenlerin tümü hakkında sorun hakkında bilgi sahibi olmak isteyecektir. Her çözümü veya nedeni ayrıntılı olarak ele alın ve her biri için kanıt sağlayın.
En iyi çözümü veya en muhtemel nedeni tanımlayın. Bir çözümü savunuyorsanız, çözüm için bir bütçe ve zaman çizelgesi sağlayın; böylece yönetim, çözümü uygulamakla ilgili tüm para ve işlerin net bir görüntüsünü elde eder. En muhtemel bir nedeni açıklıyorsanız, nedeni ele almanın ne kadar gerekli olduğunu açıklayın.
Raporu özetleyen ve en iyi çözümünüzü uygulama ihtiyacını yineleyen bir sonuç yazın veya en muhtemel nedeni ele alın. Çözüm veya diğer toplantı bilgilerine oy vermek için toplantının yapılacağı tarihler gibi eylem bilgileri sağlayın.
Tüm kaynaklarınızı listeleyen bir alıntı alıntı bölümü oluşturun. Bu, yönetimin sorunla ilgili daha fazla bilgi okumasına veya gerçeklerinizi doğrulamasına olanak tanıyacaktır.
Anketin bir kopyası veya ayrıntılı bir şematik gibi ekleri raporun sonuna yerleştirin.
Raporun metni yazıldıktan sonra yönetici özetini oluşturun. Ardından, yönetici özetini rapordaki içindekiler tablosunun hemen arkasına yerleştirin. Yönetici özeti, raporun uzunluğunun yaklaşık 1 / 10'u kadar olmalı ve tüm raporun kapsamlı bir incelemesi olmalıdır. Yönetici özetinin amacı, komite raporunun tamamının özetini vermektir.
İçindekiler tablosunu en son yazın ancak aktarım mektubunun arkasına yerleştirin. Raporun içeriğini tamamladığınızda, tüm ana başlıkları ve alt başlıkları yazın ve bunları sayfa numaralarıyla birlikte içindekiler tablosuna yerleştirin.
Raporu bağla. Raporunuz yalnızca bir veya iki kez okunacaksa, kayar düğmeli şeffaf plastik bir kapak profesyonel görünecek ve birkaç kullanım için yeterince dayanıklı olacaktır. Raporunuzun daha dayanıklı olması gerekiyorsa, bir kopya dükkanına götürün ve bağlı olmasını isteyin. Fotokopi dükkanı rapora yüksek kaliteli plastik bir örtü koyabilir ve üzerine bir bağlayıcı yerleştirebilir. Bir tarak bağlayıcı uygun, ucuz bir seçenektir, ancak spiral bağlama sadece birkaç dolar daha fazla olan en dayanıklı ve çekici seçim olacaktır.
