Politikalar ve prosedürler, gizlilik anlaşmaları ve gerektiğinde rekabet etmeyen anlaşmalar, gizli bilgileri her büyüklükteki işletmede korumak için hayati öneme sahiptir. Ancak, sadece çalışanlarınızın çok sayıda anlaşma imzalamasını ve bir çalışan el kitabına gizlilik bölümünü dahil etmesini istemek, başarı için gerekli olan katılımın elde edilmesi için yeterli olmayabilir. Politika ve mevzuat incelemesinin yanı sıra rol oynama ve soru-cevap oturumu içeren hem yeni işe alım hem de devam eden gizlilik eğitimi, politikaları ve prosedürleri daha etkili hale getiren katılımı artırabilir.
Temel Müfredat
Temel bir müfredat, özellikle işinizle ilgili konuları ele almalıdır. Ortak konular arasında iş planları, istihdam kayıtları ve personel dosyaları, müşteri bilgileri, bilgisayar dosyalarında depolanan veriler, araştırma ve geliştirme stratejileri, finansal bilgiler, pazarlama ve fiyatlandırma stratejileri ve tedarikçi bilgileri sayılabilir. Her eğitim konusu, çalışanların gizliliğin neden önemli olduğunu ve hangi olası uyumsuzluk sonuçlarının ortaya çıkabileceğini anlamalarına, gizliliğin sınırlarını belirleme ve çalışanlara gizlilik ikilemlerinin nasıl ele alınacağını öğretme konusunda yardımcı olmalıdır.
Prosedür Eğitimi
Çoğu eğitim gizlilik politikalarını ve prosedürlerini açıklamaya odaklanır. Örneğin, bir güvenlik modülü “bilmesi gereken” anlamını tanımlayabilir ve bir iş istasyonundan ayrılırken, bir an için bile olsa bilgisayarları korumak için prosedürleri tanımlayabilir. Bir iletişim modülü, gizli bilgileri tanımlamanın ve iletmenin yetkili ve yetkisiz yollarını tanımlayabilir. Bir bilgi elden çıkarma modülü, eski bir bilgisayarı elden çıkarmadan önce kağıt tabanlı belgeleri parçalamak veya bilgisayar dosyalarından veri silmek veya bir sabit sürücüyü imha etmek için prosedürleri tanımlayabilir.
Yasal yükümlülükler
1996 Sağlık Sigortası Taşınabilirliği ve Sorumluluk Yasasına tabi olan işletmeler, yeni işe alınan gizlilik eğitiminde HIPAA politikalarını ve prosedürlerini içermelidir. Amerikan Psikologlar Birliği'ne göre eğitim, çalışanlara HIPAA ve hasta mahremiyeti hakkında her türlü ayrıntıyı vermemek için görevlerini yerine getirmeleri için gereken bilgileri sağlamalıdır. Konular bilgi toplama, bilgi taleplerini işleme alma, kayıt tutma ve erişim ve gizlilik ihlali durumlarını ele alma konularını kapsar. Çoğu işletme, çalışanların materyale hakim olmalarını sağlamak için çoktan seçmeli veya kısa cevap testiyle eğitim verir.
Uygulamalı Eğitim Faaliyetleri
Küçük grup etkinlikleri, eğitim kavramlarını göstermek ve problem çözme becerilerini geliştirmek için faydalıdır. Örneğin, küçük grup beyin fırtınası oturumları, su soğutucusu konuşmaları, özel şirket bilgileri talep eden veya bunlara erişen yetkisiz kişiler ve gizlilik riskleri içeren rakiplere araştırma ve geliştirme bilgilerini açıklamak gibi farklı senaryolara dayanabilir. Tartışma ve rol oynama, katılımcıları gizlilikte bir ihlalin neden olabileceği sonuçları belirlemeye teşvik edebilir. Etkinlik tamamlandığında, tüm grup bir araya gelir ve sonuçları tartışır.
