1993 yılında kabul edilen Aile Hekimliği İzin Yasası, yeni doğmuş, evlat edinilmiş bir çocuğa veya ağır hasta bir aile üyesine bakmak için ücretsiz izin almak zorunda olan bazı çalışanların işlerini korur. FMLA ayrıca ciddi şekilde hastalanan ya da yaralanan çalışanların işlerini de korur ve iyileşmek için izin almamaları gerekir. FMLA taleplerinin çoğunun tıbbi yapısı, işverenlerin aklında tutması gereken gizlilik ve gizlilik sorunlarını tetikler.
Tıbbi Bilgilerin İletişimi
Bazı tıbbi bilgiler tamamen gizli tutulamaz. Bir FMLA izninin onaylanması için, örneğin, işveren, ciddi bir sağlık durumuna göre doktor tavsiyesini gözden geçirmelidir. Çalışma Bakanlığı, FMLA için doktor tavsiyeleri için standart bir form kullanmanızı önerir. Form, doktorun, gerekli izin süresi dahil olmak üzere durumun ayrıntılarını vermesini sağlar. Forma Çalışma Dairesi web sitesinden online olarak ulaşılabilir.
Tıbbi Bilgiye Erişim
Tıbbi kayıtlara erişim Sağlık Bilgi ve Hesap Verebilirlik Yasası ile düzenlenir. Yasa, bireyin kimliğinin belirlenebileceği tıbbi bilgilere erişimi olanları sıkı bir şekilde düzenler. HIPAA, sağlık çalışanlarına işlerini yapmalarına izin vermek ve FMLA talepleri gibi diğer durumlarda bilgi vermek amacıyla dengelenmiştir. Bununla birlikte, yasa tıbbi kayıtlara erişimin ciddi şekilde sınırlandırılmasını gerektirmektedir. FMLA’ya tabi bir işveren olarak, bu tıbbi kayıtlara erişimi yalnızca iyi niyetli iş sebeplerinden kesinlikle erişimi olan belirlenmiş çalışanlarla sınırlandırmalısınız.
Tıbbi Bilgilerin Saklanması
Bir işveren olarak, çalışanın tıbbi bilgilerini, kendisine erişmek için atanmamış olanlardan korumalısınız. Tüm tıbbi kayıtlar personel dosyalarından ayrı olarak saklanmalıdır. FMLA taleplerine ilişkin tıbbi dosyalar, yalnızca belirlenmiş çalışanların erişebildiği kilitli dosya dolaplarında tutulmalıdır. Çalışan tıbbi bilgilerini fakslarken ve fotokopi çekerken, çalışanların gizliliğini sağlamak için protokoller oluşturulmalı ve sıkı bir şekilde izlenmelidir. Örneğin, bir tıbbi veri formu yanlışlıkla bir fotokopi makinesinde bırakılırsa ve ardından yetkisiz kişilerce görülürse, hatalı çalışanın değil gizliliğin ihlal edilmesinden sorumlu olan şirketinizdir.
İşveren Endişeleri
Genellikle FMLA durumlarında, işverenlerin çalışanlarının sağlık kayıtlarından bazılarına erişmeleri gerekir. HIPAA, çalışanların, FMLA'dan ayrılmalarının istendiği koşullara uygun tüm kayıtlara, tüm tıbbi kayıtlara erişim için battaniye yetkisi vermeden, işverenlere yazılı izin vermelerini sağlar. İşverenler, bir doktorun FMLA tavsiyesine dayanarak ikinci bir görüş talep edebilir ve ayrıca doğrudan doktorla irtibata geçebilir ve durumu tartışabilir. Bu görüşmelere çalışan tarafından da izin verilmesi gerekir. FMLA'yı arayan çalışanlar yeterli belgeleri sağlamalıdır ve bu nedenle büyük olasılıkla bu yetkileri verecektir.
