Bir iş kitlesi için yazmak, bir arkadaşınıza mektup yazmakla aynı değildir. Mektubun amacı farklı - genellikle belirli bilgileri iletiyorsunuz veya birinden belirli bir eylem gerçekleştirmesini istiyorsunuz - ve biçimlendirme ve stil konusunda belirli beklentiler var. Çoğu zaman, bir iş mektubu birisine yaptığınız ilk izlenim olacaktır, bu yüzden doğru almak önemlidir.
İş Mektubu Nedir?
İş mektubu, bir kuruluşun başka bir kuruluşa gönderdiği veya bir kuruluş ile müşterileri, tedarikçileri ve diğer tarafları arasındaki yazışmalardır. İşinizin bir parçası olarak yazdığınız bir mektup, bir iş mektubu olarak nitelendirilecektir, ancak bir işletmeye, kuruluşa, topluluk grubuna veya bireye profesyonel bağlamda gönderdiğiniz herhangi bir mektup da bu kategoriye girecektir. Birincil sınav, içeriklerden biridir: alıcının çalışma hayatını etkilediği sürece yazdıklarınızla ilgisi olacak mı? Öyleyse, mektubunuz bir iş mektubu olarak nitelendirilecektir.
Neden bir İş Mektubu Yazmanız Gerekiyor?
İşletmeler, önemli bilgileri iletmek için müşterilere, müşterilere, tedarikçilere ve paydaşlara yazmaktadır. Örneğin, bir üreticiden mal sipariş edebilir, müşteriyi siparişlerinin durumu hakkında güncelleyebilir, şirketin şart ve koşullarında önemli değişiklikleri tanımlayabilir, ortaya çıkan bir sorunu tanımlayabilir veya iyi niyet iletebilir. Birçok iş mektubu harekete geçirme ifadesini içerecektir, yani mektup belirli bir bilgi veya alıcıdan bir cevap isteyecektir.
Bireyler, açık ve profesyonel bir şekilde yazmaya ihtiyaç duyulduğunda iş mektubu biçimini seçerler. Örnekler arasında bir iş başvurusu, özgeçmiş mektubu, şikayet mektubu, istifa mektubu, başvuru mektubu, resmi bir sözleşmeyi kabul etme veya reddetme veya bir işletmeden bilgi isteme sayılabilir. Bu mektupların ortak noktası, yazma stilinizde yaratıcı veya uyarıcı olmaktan ziyade öz ve öz olma beklentinizdir.
İş Mektubu Formatları
Amerika Birleşik Devletleri'ndeki işletmeler, aşağıda listelenen dört genel harf biçiminden birini kullanır. Bunlardan, blok tarzı en popüler olanıdır.
Blok harf biçimini: Bir blok harf stilinde, metnin tamamı sol kenar boşluğuyla aynı hizadadır. Harfi, satır metni tek aralıklı ve paragraflar çift aralıklı olacak şekilde yapılandıracaksınız. Kenar boşlukları tipik olarak standart bir inç ayarına sahiptir, ancak bazı işletmeler bunu ev tarzlarına uydurmak için değiştirebilir.
Yarı blok harf biçimi: Yarı blok, blok formatıyla aynıdır, her paragrafın ilk satırının girintili olduğunu kaydedin.
Alternatif blok harf biçimi: Bu biçim blok biçimini yakından takip eder; tarih, ücretsiz kapanış ("içten") ve yazarın adı, unvanı ve imzası sayfanın sağ tarafında görünür. Antetli kağıtları kullanmıyorsanız, yazarın dönüş adresi de sağda görünecektir.
Basitleştirilmiş harf formatı: Blok biçimindeki bir başka değişiklik olan sadeleştirilmiş stil açılış selamını ("Sayın Bay Smith:") atlıyor. Alıcının adı yoksa bu formatı seçin.
İş Mektuplarındaki Alıcılara Nasıl Adres Verilir?
Bir iş mektubunu tek bir alıcıya hitap etmek nispeten kolaydır. Alıcının adını ve adresini sayfanın sol tarafındaki adres bloğuna yazmanız yeterlidir. Mektubunuzu selamla açın: "Sayın Bay / Bayan / Bayan soyadı:" veya "Sayın Bay / Bayan:" Selamlamanın sonundaki kolonu not edin - burada yalnızca kişisel bir mektup virgül kullanır; Bir iş mektubu her zaman iki nokta üst üste kullanır.
Eğer alıcının ismiyle ilk kez görüşüyorsanız, örneğin birkaç kez tanıştınız ve kişiyi iyi tanıyorsanız, kişinin ismini yazmak kabul edilebilir. Bu durumda, selamınızı şöyle okursunuz: “Sevgili Joseph:” Ancak, hemen bir ilk isme ulaşmayın; kaba olarak kabul edilir.
Aynı mektupta birden fazla alıcıyı adreslemek için aşağıdaki seçeneklerden birini seçin:
Alıcıların aynı yerde çalıştığı yer: Her bir alıcının iş unvanını, adını ve (isteğe bağlı olarak), ardından tek adres adresini iç adres bloğuna yazın. Selamlama için, her alıcının adını, adreste göründükleri sırayla listeleyin.
Örnek:
Bayan Sophia Proctor, CEO Bay Martyn Byrne, Satış Direktörü Dr. Regan Coulson, Pazarlama Müdürü ABC Sınırlı Şehir Sokağı Townsville, Kentucky 395494
Sevgili Bayan Proctor, Bay Byrne ve Dr. Coulson:
Alıcıların farklı adreslerde çalıştığı yer: Her alıcı kendi mektubunu almalıdır, böylece aynı iletişimin birden fazla kopyasını hazırlamanız gerekecektir. Diğer alıcıların adlarını listelemek için - "cc:" - kapattıktan sonra karbon kopya notunu kullanın. Açıklama, her bir alıcının diğer alıcıların kim olduğunu bilmesini sağlar.
Örnek:
Bayan Sophia Proctor, CEO ABC Sınırlı Şehir Sokağı Townsville, Kentucky 395494 Sevgili Bayan Proctor: Mektup gövdesi İçtenlikle, Jane Doe Cc: Bay Martyn Byrne, Satış Direktörü, Dr. Regan Coulson, Pazarlama Müdürü
Çok fazla alıcı olduğunda: Bir yönetim kurulu üyesi gibi birçok alıcıya yazarken, bir harf yazıp gruba bir bütün olarak hitap etmek uygundur. Selamlama, aynı zamanda, “Sevgili Satış Departmanı” veya “Sevgili Topluluk İrtibat Ekibi” gibi, insan vücuduna da atıfta bulunmalıdır. Mektubun sonunda, mektubu okuması gereken grup üyelerini listelemek için bir dağıtım bloğu kullanın.
Örnek:
Yönetim Kurulu ABC Sınırlı Şehir Sokağı Townsville, Kentucky 395494 Değerli Yönetim Kurulu Üyelerimiz: Mektup gövdesi İçtenlikle, Jane Doe dağılım: Bayan Sophia Proctor Bay Martyn Byrne Regan Coulson Bayan Elizabeth Mejia Zayne Vargas Bay Cohen Andersen
İş Mektubunun Farklı Bölümleri
Blok biçimini veya başka bir stili kullanıyor olsanız da, işletme mektubunuzda aşağıdaki bölümler bulunmalıdır:
Antetli veya iade adresi: İşletmeler genellikle sayfanın üstünde özel olarak tasarlanmış bir logo veya antetli kağıt içeren basılı kağıt kullanırlar. Antetli kağıt kurumun adresini ve iletişim bilgilerini taşır. Antetli kağıt kullanmıyorsanız, adınızı ve adresinizi mektubun sol üst köşesine yazın. Eğer alıcı için faydalı olabilirse, telefon numaranızı ve e-posta adresinizi eklemeniz kabul edilebilir ancak zorunlu değildir.
tarih: Tarihi, iade adresinin hemen altına ay-gün-yıl biçiminde yazın. Diğer ülkeler gün-ay-yıl biçimini kullandıklarından, tarihi sayı biçiminden ziyade - “28 Haziran 2018” şeklinde yazarak karışıklıktan kaçının.
Adres İçinde: Alıcının adını, şirket adını, adresini ve posta kodunu yazın. Uygunsa bir iş unvanı ekleyin. Standart kırtasiye malzemeleri kullanırken iç adresi daima sol kenar boşluğuna hizalayın. Bunu yapmak, adresin üç kısma katlandığında zarfın penceresinde görüneceği anlamına gelir.
Selamlama: Yukarıda anlatıldığı gibi selamlamadan sonra bir kolon kullanmayı unutmayın.
Konu satırı: İsteğe bağlı bir konu satırı eklemek, alıcının mektubun ne hakkında hızlı bir şekilde ne anlama geldiğini anlamasına yardımcı olur. İşte bir örnek:
Sevgili Bay Phillips:
İş Başvuru Paketi İsteği
Vücut: Lastik yol buluştuğu yerdir. Neden yazdığınızı açıklayan kısa bir ifadeyle başlayın, ardından konuyu ana hatlarıyla özetleyen bir dizi paragraf izleyin. Mektubu özlü tutun. Çoğu iş mektubu için iki ila beş paragraf idealdir.
Ücretsiz kapanış: Bir iş mektubunu yuvarlamak için çeşitli seçenekleriniz vardır. İşte bazı örnekler:
- Saygılarımla,
- İçtenlikle,
- Saygılarımla,
- Saygılarımızla,
- Saygılarımla,
- En iyi dileklerimle,
İmza: Yazdığınız ad ile ücretsiz kapanış arasında boşluk bırakarak, adınızı ve iş unvanınızı yazdırın. Bu alanda isminizi imzalayacaksınız.
Muhafazalar ve karbon kopyalar: Bir cc ekleyin: mektubun kopyalarını bir başkasına gönderiyorsanız. Herhangi bir belge mektuba eklenmişse, "Ek" veya "Ek" yazın. imza bloğunun altında.
İş Mektubu Gövdesi Nasıl Yazılır?
İş mektubunuzun amacı ne olursa olsun, mektubun gövdesini açık ve özlü tutmak önemlidir. Alıcınızın meşgul olduğunu ve bu sorunun göz ardı edilme olasılığını anlayın. Mektubunuzu mantıksal paragraflarda (paragraf başına bir fikir) - alıcının hızlı bir şekilde en alt çizgiye ulaşması için yapılandırın.
Kısa, ancak künt anlamına gelir; Diplomatik ve profesyonel bir ton için gayret göstermelisin. İki örneği ele alalım:
Dikkatlice değerlendirildikten sonra başka bir şirkette pozisyon almaya karar verdim. ABC Şirketi'nde çalışacağım.
İkinci versiyon özlü, ama çok doğrudan ve gereksiz yere tonu sert. Okuyucuyu rahatsız edebilir. İlk örnek, daha az özlü olsa da, daha saygılıdır.
Puanınızı mektubun gövdesinde belirttikten sonra, şimdi ne olmak istediğinizi açıklayan kısa bir açıklama olan bir harekete geçirme ifadesi ile tamamlayın. Unutmayın, okuyucunuz meşgul. Daha sonra ne yapması gerektiği hakkında bir tahminde bulunmayın. İşte bazı örnekler:
Bu teklifi kabul ediyorsanız, lütfen 31 Mayıs’a kadar geri yanıtlayın. XYZ hizmetlerini başarıyla kullanan kişilerin iletişim bilgilerini almak istiyorsanız, lütfen bana [email protected] adresinden e-posta gönderin.
Ses ve Dil Seçenekleri
İş mektuplarının dili, rahat bir konuşma tarzından yasal yazışmalarda bulunan aşırı resmi, teknik tarza kadar değişir. En etkili iş mektupları bu iki uç nokta arasında bir denge kurar. İş mektupları zamanla daha az resmi hale gelse de, çok geçici olan yazılar profesyonelce ve samimiyetsiz gelebilir. Öte yandan, aşırı resmi yazı yazmak, sektöre özel dilinizi, terimlerinizi ve kelime öbeklerinizi anlamayan okuyucuları yabancılaştırabilir. Tüm yazılarda olduğu gibi, sesi izleyiciyle eşleştirmelisiniz. Bu, seçtiğiniz stille ilgili size çok fazla alan sunar.
Bankacılık sektörü gibi özellikle resmi bir sektörde çalışmadığınız sürece, günlük kelimeler yerine günlük kelimeler kullanmaya çalışmalısınız - "başlangıç" yerine "başlangıç", "son" yerine "son" ve "son" yerine "deneyin" "gayret". Basit tutmak, çoğu insan profesyonel kelimeleri daha uzun ve daha karmaşık kelimelerle ilişkilendirdiği için çelişkili görünebilir. Ancak netlik anahtarıdır. Alıcının mektubunuzu, etkileyici kelime hazinenizi sergilemekten daha az çabayla anlayabilmesi çok daha önemlidir.
Şirketinizin ev tarzının özel bir özelliği olmadığı sürece "ben", "yapamam" ve "yapma" gibi kasılmalardan kaçının. Bazı şirketler, konuşmayı açmak için tüketicilere yazarken daha resmi olmayan bir ses kullanmayı tercih ediyor; diğerleri bunun yerine resmi bir tonda grevde olacaktı. Tutarlılık anahtarıdır. Bir stilin bir başkasına yazmasını tercih ediyorsanız, stil seçimlerinizi kuruluş genelinde ilettiğinizden ve herkesin aynı stil kılavuzunu izlediğinden emin olun.
İş Mektubu Örneği
Hepsini bir araya getirmek, İşte blok biçiminde kısa bir iş mektubu örneği:
Bay Kurt O'Ryan ABC Sınırlı Şehir Sokağı Townsville, Kentucky 395494 11 Ocak 2018 Sevgili Bay O'Ryan: Townsville "Grow Wild" topluluk tanıtım programımızdaki aktif desteğiniz için bir kez daha teşekkür etmek için yazıyorum. Geri bildiriminiz, yapıcı eleştiriniz ve değerli deneyiminiz, bu projenin başarılı bir şekilde uygulanmasında önemli katkı sağladı. Artık geçici olarak "Kapınıza Giren Doğa" başlıklı takip projemiz için tam fon sağladık. Bu projede işbirliğinize devam etmeyi kabul ederseniz memnun oluruz. İçgörü ve uzmanlığınızı kesinlikle kullanabiliriz. İncelemeniz için teklifi açıklayan kısa bir broşür ekliyorum. Bir sonraki adımlarımızı görüşmek üzere sizinle görüşmek istiyorum ve bir sonraki hafta bir randevu almak için ofisinizi arayacak. İlginiz için şimdiden teşekkür ederiz. Saygılarımla, Jane Doe Ek:
