Haziran 1975'te yayınlanan bir Business Week makalesi, kağıtsız ofis fikrini ortaya koydu. Bununla birlikte, ofisler hala kağıt kullanıyor ve birçok durumda, çok miktarda kağıt ürünü kullanıyor. Ev işletmelerinin ve ev ofislerinin büyümesiyle gittikçe daha fazla kağıt kullanılıyor. Ofis kırtasiye biriminin sorumlu yönetimi, yalnızca ne satın alınacağını ve nerelerde saklanacağını bilmekle kalmaz, aynı zamanda kullanımının nasıl azaltılacağını, eski kırtasiye malzemelerinin nasıl yeniden kullanılacağını ve kırtasiye malzemelerinin nasıl geri dönüştürüleceğini içerir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kırtasiye malzemeleri
-
Depolama yeri
Ofisin sahip olduğu kırtasiye malzemelerinin envanterini, her bir türün (dosyalar, kağıt altlıklar, antetli kağıtlar vb.) Ve her birinin bir listesini yaparak elde edin. Varsa belirtilen kırtasiye depolama alanına bakın ve insanlara masalarında neler olduğunu sorun.
İnsanlara şu anda ne tür kırtasiye malzemeleri kullandıklarını ve gelecek üç ay içinde ne kadar kullanacaklarını tahmin ettiklerini sorun. Bir ana liste başlatın. Ayrıca, hangi kırtasiye malzemelerinin bunun için henüz mevcut olmadığını öğrenmek ister.
Gelecek üç ay içinde insanların ihtiyaç duyacağı ana listeyi ofiste hangi kırtasiye malzemelerinin mevcut olduğunu gösteren listeyle karşılaştırın.
Sadece kısmen kullanılan kırtasiye malzemelerini yeniden kullanın. Yalnızca bir tarafında yazılı veya fotokopisi olan kağıdı kesin ve not defterleri oluşturmak için birleştirin veya klipsleyin. Kişilerin not alması veya listelenmesi için eski kartvizitleri dağıtın. Makbuzları tutmak için veya dosya klasörleri olarak eski zarfları kullanın. İnsanları kâğıdı tekrar kullanmak için kendi yollarını geliştirmeye teşvik edin.
Kırtasiye malzemelerini nereden satın alacağınız ile fiyatları karşılaştırarak seçin. Tedarikçilerin toplu alımlarda indirim yapıp yapmadıklarını ve ek tasarruflar için sık sık alıcı kartı teklif edip etmediklerini kontrol edin. Özel basılı şirket antetli kağıdı için fiyatları karşılaştırın. Yerel bir yazıcının fiyatları, büyük bir kırtasiye zinciri mağazasının fiyatıyla karşılaştırılabilir.
Ofis kırtasiye saklamak için bir boşluk bırakın. Bu bir dosya dolabında bir dolap veya sadece çekmece olabilir. Ofis çalışanlarının kırtasiye malzemelerine nasıl erişeceği konusunda bir yönteme karar verin. Dağıtım kırtasiye kontrol edilecekse, anahtarı saklaması için bir kişi görevlendirin ve insanların hangi kırtasiye malzemelerini aldıklarını imzalamaları gereken bir sistem geliştirin. Benzer öğeleri bir arada tutarak, kırtasiye alandaki düzenleyin.
Kırtasiye stoklarını düzenli olarak kontrol etmek ve sarf malzemelerini yeniden düzenlemek için bir zamanlama ayarlayın. Promosyonlardan veya satışlardan haberdar olmak için tedarikçilerinizin bültenlerine abone olun.
İpuçları
-
Kullanılmış kırtasiye için geri dönüşüm kutularını kurun ve insanları kullanmaya teşvik edin. Gizli bilgiler içeren tüm kağıtları parçalayın ve tüm kağıtları yerel geri dönüşüm merkezinize götürün.
