İş alanında iş alanına çalışıyorsanız, bir noktada bir iş teklifi veya teklif mektubu geliştirmeniz gerekecektir. Bu, kuruluşunuzun ürünlerini veya hizmetlerini kapsam, maliyet, zaman çizelgesi ve bütçe gibi tanımlanmış parametrelere dayanan bir müşteriye sunmak için kullanılan bir belgedir.
Proje önerisi nedir? Bir iş teklifi veya teklif mektubu olarak da bilinen bu belge genellikle, endüstrinize bağlı olarak değişen belirli gereksinimlere sahip belirli bir biçime sahiptir. Bununla birlikte, bir teklif mektubunun asıl amacı her zaman, işletmenizin karşılaştıkları sorunları çözmede nasıl yardımcı olabileceği ihtimalini kanıtlamaktır.
Teklif Mektubu Nedir?
Teklif mektupları bir işletme tarafından talep edilebilir veya talep edilmeyebilir. Talep, bir satış çağrısından sonra bir teklif talep eden bir teklif veya bir RFP olarak adlandırılan resmi bir işlem veya teklif talebi için bir talep kadar basit olabilir. Bu süreç genellikle, potansiyel müşterinin işini kazanmak için rekabetçi tekliflerde bulunan çok sayıda örgütü içerir. Endüstriye ve RFP türüne bağlı olarak, teklifin potansiyel müşterinin belirttiği özel gereksinimleri karşılaması gerekecektir.
İstenmeyen tekliflerle veya gayri resmi taleplerle uğraşırken takip etmeniz gereken hiçbir resmi kural yoktur. Ancak, beklentinizin net ve özlü bir şekilde sahip olabileceği soruları yanıtlayan bir belge hazırlamak önemlidir. Bu durumlarda herhangi bir resmi gereklilik bulunmasa da, mantıklı bir yapı izlemeniz ve işinizin kritik yönlerini ve potansiyel müşterinin uğraştığı sorunları nasıl çözdüğünün ele alınması hayati önem taşımaktadır.
Bir iş teklifi veya teklif mektubu, endüstri ve süreçten bağımsız olarak aşağıdaki kriterleri içermelidir:
- Ön yazı
- Baş sayfa
- İçindekiler
- Yönetici Özeti
- Potansiyel müşterinin karşılaştığı soruna genel bir bakış
- Teklifin hedefleri veya hedefleri
- Kuruluşunuzu sorunu ele almaya yetkili kılan şey nedir?
- Fiyat ve zaman çizelgesi dahil Kapsam
- Eylem çağrısı
- İletişim bilgileri
Teklifinize Başlamadan Önce Araştırma Yapın
Yazmaya başlamadan önce, ilgili tüm bilgileri tek bir yerde toplamak önemlidir. Teklifi kimin okuyacağını ve karar verenin o olup olmadığını öğrenmeye çalışın. Teklifinizi hedef kitlenize göre düzenleyin ve aradıkları tüm bilgileri vermenizi sağlayın.
Potansiyelinin ne tür bir acı ile karşı karşıya olduğunu bulun. Kuruluşunuzun sorunlarını, rekabetinize kıyasla en iyi şekilde nasıl çözebileceğini belirleyin. Sizi, potansiyel müşterinin konuştuğu benzer işletmelerden ayıran unsurları listeleyin.
Potansiyel müşterinin aklında bir bütçe veya zaman çizelgesi olup olmadığını belirleyin ve iç kaynaklarınızın bu gereksinimleri karşılayacak şekilde hizalandığından emin olun. Hangi tekliflerinizden hangisinin potansiyel müşteriniz için en fazla yararı olacağını seçtikten sonra, bir fiyat teklifi vermeden önce iç giderlerinizi hesaplamanız gerekir.
Proje Kapsamını Sağlayın
Projenin kapsamını özetlemek teklif yazma formatının önemli bir bileşenidir. Bu önemli bilgilerin yazılı olması, teklifinizi yazmaya başlamanıza yardımcı olacaktır. Kapsamın temel ayrıntılarını hazırlamak için biraz zaman ayırın. İlk unsur, kuruluşunuzdaki işi kimin yapacağını, süreci kimin yöneteceğini ve müşteriniz için en önemli iletişim noktasını belirleymektir.
Daha sonra, müşterinin acı noktalarını yönetmesine yardımcı olmak için tam olarak ne yapılması gerektiğini belirlemeniz gerekecektir. Kuruluşunuzun atacağı adımları ve potansiyel müşterinin sorunlarını çözmek için kullanacağınız süreci ana hatlarıyla belirtin. Sonucun başarısını ölçmek için kuruluşunuzun kullanacağı ölçümleri de listelemelisiniz.
Son olarak, projeyi teklif ettiğiniz tarihe kadar tamamlamak için şirketinize vuracak dönüm noktalarını sağlayarak programı mümkün olduğunca ayrıntılı bir şekilde ana hatlarıyla belirtin. Ortaya çıkabilecek öngörülemeyen sorunları hesaba katarak zaman çizelgenizi tahmin ederken cömert olun. Bu, potansiyel müşterinize onlara ne sağlayabileceğinizi gösteren gerçekçi bir hesap sunmaktır.
Giriş ve Yönetici Özeti ile Başlayın
Teklif mektubunuzun tanıtımı, şirketiniz ve markanız hakkında, kim olduğunuz ve ne yaptığınız konusunda biraz bilgi içeren bilgiler içermelidir. Teklif mektuplarını sık sık yazarsanız, şirketiniz hakkında her seferinde tekrar kullanabileceğiniz bir kısa metin oluşturmak isteyebilirsiniz.
Yönetici özeti, teklifinizin ilgili noktalarını içermelidir. Dokümanın her yönünü özetlemeye çalışmamalısınız, ancak şirketinizin neden iş için doğru olduğu ve potansiyel müşterinin acı puanlarını yönetmede nasıl yardım edeceğiniz konusunda bilgi verin.
Teklifin Organını Geliştirin
Teklifin anayasası, beklentinizin karşı karşıya kaldığı sorunun ayrıntılarını içermelidir. Sorunlarını anladığınızı göstermek için, manzaralarının özelliklerini ve günlük olarak gördükleri zorlukları öğrenin. Bu, kendileri için önemli alanlarda usta olduğunuzu gösterme ihtimalinizi göstermeye yardımcı olur.
Teklifiniz için hedefleri ana hatlarıyla belirtin. Bu, öncelikle sundukları ürünler veya hizmetler yoluyla iş problemlerinde onlara yardım etmek isteme ihtimalini göstermek olacaktır. Şirketinizi rakiplerinizden farklı kılan özellikler ve potansiyel müşteriyle çalışmak için neden bunlardan daha iyi olduğunuzu gösteren ayrıntılar sağlayın. Bu, birlikte çalıştığınız diğer kuruluşlardan bahsetmeyi, geçmiş projelerden örnekler göstermeyi ve bilgi ve uzmanlığınızla ilgili ayrıntıları vermeyi içerebilir.
Özellikler ve Varsayımlar Sağlayın
Belirli fiyat ve tarifelerle ana hatlarıyla belirttiğiniz kapsamı dahil edin. Şirketiniz, müşterinin gereksinimleriyle ilgili tüm ayrıntıları bilmeyebilir, bu nedenle, iç bütçe ve zaman çizelgesi kısıtlamaları gibi birkaç şey üstlenmeniz gerekebilir. Bu varsayımları teklifin içine dahil edebilir ve hatta birkaç seçenek sunabilirsiniz. Örneğin, dört haftalık bir geri dönüş, altı haftalık bir geri dönüş ve sekiz haftalık bir geri dönüş için tahminleri her zaman çizelgesi için karşılık gelen fiyatlandırma ile sağlayabilirsiniz.
Güçlü Bir Tartışma ile Kapat
Teklif mektubu için yaptığınız sonuca, potansiyel müşteriye verdiğiniz bilgilerin kısa bir özeti gösterilmelidir. Öne sürdüğünüz teklifi göz önünde bulundurmaya zaman ayırdıkları için teşekkür eder ve daha sonra ne yapmaları gerektiği konusunda onlara bilgi verir. İş teklifinize bir harekete geçirme ifadesi eklemek çok önemlidir. Buna, teklifin daha fazla tartışılması için çağrı yapılması veya anlaşmanın imzalanması için bir toplantı yapılması da dahildir. Son olarak, e-posta, telefon ve web sitesi gibi birkaç seçenekle sizinle nasıl iletişim kurabilecekleri hakkında bilgiler ekleyin.
En İyi Uygulamaları Takip Edin
Teklif mektubunuzu daha etkili hale getirmek için bazı destekleyici belgeleri birlikte gönderin. Bu, geçmiş müşterilerinizin vaka çalışmalarını, mutlu müşterilerden gelen referansları ve e-tabloları, başarı oranınızı gösteren istatistikler içerebilir.
Teklifinizi şirketin antetli kağıdına yazdığınızdan ve kaynakların sizin için uygunsa bir grafik tasarımcı tarafından tasarlandığından emin olun. Görsel unsurlara dikkat etmek, şirketinizin potansiyel müşterinin alabileceği rekabetçi tekliflerden uzak durmasına yardımcı olabilir.
Takip Etmeyi Unutma
Teklif mektubu belgesinin doğrudan parçası olmasa da, teklif göndermenin kilit unsurlarından biri, müşteriyi takip etmektir. Belge ile ilgili soruları veya geri bildirimleri olup olmadığını öğrenmek için teklif mektubunu gönderdikten birkaç gün sonra potansiyel müşterinizi arayın veya e-postayla gönderin. Daha fazla bilgiye ihtiyaç duyabilecekleri herhangi bir öğeyi netleştirmek için teklif verin. Takip ederek, potansiyel müşteriyle güçlü bir ilişki kurmaya yardımcı oluyorsunuz.
