Teklif reddi mektuplarının yazılması, bir işletmeyi yönetmenin ortak, ancak sevilmeyen bir parçasıdır. Bir şirket tarafından verilen teklifi kabul etmediğini bildiren bir şirkete bir teklif red mektubu yazılır. Bu tür bir mektubu yazarken, mesajınızın nazik ve doğrudan olması gerektiğini unutmayın. Teklifin neden reddedildiğinin sebeplerini açıklamalı ve ayrıca bu şirketten gelecek tekliflerin memnuniyetle değerlendirileceğini de iletmelidir.
Mektubun başlığını hazırlayın. Teklifi reddedilen şirketin tarihini, şirketin adını, irtibat kişisinin adını ve adresini ekleyin.
Mektubu uygun ve saygılı bir şekilde adresleyin. Mektup “Sevgili” kelimesi kullanılarak adreslenmeli ve daha sonra kişinin adı listelenmelidir.
Mektubu şirkete teklif için teşekkür ederek başlayın. Bir teklif red mektubu kibar olmalı ve teklif verdikleri için şirkete özellikle teşekkür etmelidir. Ayrıca teklifin yapıldığı tarih ve işi de içerebilir.Mümkünse, teklifin belirli ayrıntılarından etkilendiğinizi belirten bir cümle ekleyin ve bunların ne olduğunu listeleyin.
Şirketin teklifini reddet. Kibarca, bu şirket tarafından verilen teklifin kabul edilmediğini ve başka bir şirketten gelen teklifin kabul edildiğini belirtin.
Reddedilme nedenleri önerin. Teklifin reddedildiğini belirttikten sonra, şirkete bu kararın nedeninin detaylarıyla ilgili olarak bir iki sebep verin. Fiyatlar ya da düşük kaliteli mallar nedeniyle ya da bu özel şirket iyi kurulmamış olabilir. Bu, teklif veren şirketin sorunu bilmesi ve gelecekteki iş kararlarında düzeltmesi için bir fırsat sunar.
Şirketi gelecekte tekrar teklif vermeye teşvik edin. Kapıyı gelecekteki fırsatlar için açık bırakarak mektubu kapatın. Bu, teklif veren şirketin gelecekteki tekliflerin kabul edildiğini ve gelecekteki bir teklifin göz önünde bulundurulması ve muhtemelen kabul edilmesi ihtimalinin her zaman olduğunu bilmesini sağlar.
Mektubu imzala. Mektubu kapatırken “içtenlikle” kelimesini kullanın ve adınızı imzalayın. Mektupla bir kartvizit ekleyin ve teklif veren şirketin gelecekteki projeler için teklif vermeye devam etmesini teşvik edin.
