Bir yasal firma, doktorun ofisi veya devlet kurumu olsun, işleri profesyonel bir ortamda sorunsuzca yürütmek istiyorsanız, ofis prosedürleri önemlidir. Yazılı bir prosedürün görünür olması önemlidir. Her ofis, süpervizör ve ofis yöneticisi tarafından geliştirilen ve ofisteki görünür bir yazılı yazılıma sahip olmalıdır.
Hangi Ofis Prosedürleri Şart Etmeli
Çalışma saatleri belirtilen ilk şey olmalı ve tüm çalışanlar zamanında işte olmalı ve güne hazırlanmalıdır. Bir müşteri ofise gelirse ve kimse olmazsa, işi olumsuz yönde görme olasılığı yüksektir ve asla geri dönemez. Ayrıca, ofis temiz, temiz ve iyi tedarik edilmiş olmalıdır. Müşterilerin oturum açması ve mümkünse kahve ve suyu hazır bulundurması için check-in listesindeki kalemlerin ve kalemler bulunduğundan emin olun. İlk izlenimler başarılı bir işte her şeydir. Ayrıca, her müşteriye ofiste veya telefonda olup olmadığına saygı ve profesyonellikle bakılmalıdır. Bir gözetmen için bir çağrı gelirse, çalışan, aramayı bağlamadan önce, arayanın adı, aramanın niteliği ve telefon numarası da dahil olmak üzere, bağlantıyı kesmesi durumunda tüm bilgileri almalıdır. Çağrı bir randevuya yönelikse, ziyaretin niteliğini bulmalı ve iptal durumunda telefon numarası aldıklarından emin olarak neyin uygun olduğunu bilmelerini sağlamalıdır. Her zaman söylenenleri tekrar etmeleri gerekir, böylece karışıklık olmaz.
organizasyon
Fotokopi makinesinde kağıt olduğundan, bilgisayarların çalıştığından, postanın dağıtıldığından ve iletilerin iletildiğinden emin olarak maksimum üretkenlik için bir iş istasyonu düzenleyin ve bakımını yapın. İşiniz seyahat düzenlemeleri yapmayı içeriyorsa, amirinizin nerede kalmak istediğini ve uçuş zamanlarını ve araç kiralama bilgilerini nerede saklamak istediğini ve seyahat hedefindeki hava durumu hakkında bilgi edinmek istediğinizden emin olun. Seyahat planları için rezervasyon yaptırmadan önce daima amirinize danışın. Tüm rezervasyonlar tamamlandığında, biri sizin için biri de şefiniz için olmak üzere iki güzergah yazdırın ve seyahat tarihlerini takvime girdiğinizden emin olun.
Günün sonunda, amirinizle randevularınızı gözden geçirin ve ertesi gün için planlanan randevularından haberdar edin. Telesekreteri telesekretere veya mesai sonrası telesekretere ayarlayın. Tüm ekipmanları kapatın, makineleri, yazıcıları ve bilgisayarları kopyalayın, kahve sürahisini boşaltın ve kahve makinesini kapatın. Son olarak, alarmı ayarlamadan önce tüm kapıların kilitlendiğinden emin olun.
