İster tek kişilik bir takım olun, isterse tam teşekküllü bir şirket olun, ofisteki prosedürlere ve yönergelere sahip olmak, işletmeniz için bazı temel kurallar belirlemenin harika bir yoludur. Bu sadece günlük işlerinizde size yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda işe başladığınızda yeni işe alımlarınıza ve idari çalışanlarınızı idari konuları kontrol etmeleri gerektiğinde de yardımcı olabilir.
İlkeleri Oluşturmak ve Erişilebilir Hale Getirmek
21. yüzyıl ofisi için bir el kitabı oluşturmak, başlamak için harika bir yerdir. Büro el kitabı işinizin önemli yönleri için süreçleri ve prosedürleri içermeli ve federal, eyalet ve yerel istihdam yasalarından kayda değer hususları belirtmelidir. İzin politikaları, ayrımcı olmayan politikalar ve işçi tazminatı hakkında bilgi ekleyin.
Burası ayrıca şirket misyonunuzu, vizyonunuzu ve temel değerlerinizi de ekleyebileceğiniz yerdir. Bunlar, işteki herkesin yolda kalmasına ve aynı hedefe doğru çalışmasına yardımcı olur. Çalışan davranışı, kıyafet yönetmeliği, sigara içme, çalışma saatleri, ödeme, promosyonlar ve sosyal haklar için yönergeler içerebilir. El kitabınızı hem çevrimiçi hem de basılı olarak sunarak her çalışanın erişimine açık tutun. Tüm çalışanlara bir kopya verin ve onlardan kuralları okuduklarını ve anladıklarını söyleyen bir onay mektubu imzalamalarını isteyin.
21. Yüzyıl Ofisinde Teknoloji Notu Alma
21. yüzyıldan kalma bir ofiste, teknolojiyi kılavuzunuza entegre etmek önemlidir. Çalıştığınız sektörden bağımsız olarak, teknoloji ofis prosedürlerinde önemli bir rol oynar. Bilgisayarlarda ve akıllı telefonlarda birçok şey yapılır. Şirketinizin kişisel nedenlerden dolayı ofis teknolojisi kullanımına izin verip vermediğine ve güvenlik önlemlerin ne olduğuna karar verin. Çalışanların çalışırken telefonlarını kullanmalarına izin veriliyor mu? Bu tür kurallar belirleyerek, herhangi bir anlaşmazlığı oluşmadan çözebilirsiniz.
Her Rol veya Bölüm İçin Kılavuz Oluşturma
İşinize bağlı olarak, her departman için veya şirketteki her rol için prosedürler oluşturmayı seçebilirsiniz. Örneğin, bir üretim departmanınız varsa, bunların prosedürleri şüphesiz satış departmanınızdan ve pazarlama departmanınızdan farklı olacaktır. İşletmenizin her alanı için günlük prosedürleri yazarak, yeni çalışanlara daha hızlı bir şekilde katılmanıza yardımcı olacak ve belirli bir görevi nasıl yapmayı unuttuklarında deneyimli personele rehberlik edebileceksiniz. Bir referans yerine sahip olmak aynı zamanda işinizdeki her şeyi takip etmenize yardımcı olur. Birden fazla kadroya sahip olan bazı ofisler bir kuruluş şeması eklemeyi seçebilir, böylece herkes şirketin büyük resmi içindeki rolünün ne olduğunun farkındadır.
İletişim Hatlarını Açık Tutmak
Yeni bir önemli unsurun dahil edilmesi gerektiğinde kurallarınız güncellenebilir. Taş yerleştirilmeleri gerekmez. Ofis prosedürlerine veya ofis kılavuzunuza herhangi bir şey eklediğinizde, personelinizle düzenli olarak iletişim kurduğunuzdan emin olun. Ek olarak, tüm ofis uygulamalarınıza kolayca erişilebilir olmalıdır. Tatil süresi, cep telefonu kullanımı, işçi tazminatı veya diğer modern ofis uygulamalarıyla ilgili bir sorunuz varsa, personelinizin yardım için nereye başvurabileceklerini bildiğinden emin olun.
