Bir tıbbi ön ofisi etkin bir şekilde yönetmek için, ister küçük bir uygulama isterse büyük bir klinik olsun, gerekli görev ve sorumlulukları ele alan kapsamlı ve net prosedürler geliştirilmeli ve uygulanmalıdır. Büro prosedürleri, ofis açılıp kapandığında resepsiyonistlerin ne yapması gerektiğini açıklamak gibi çeşitli çalışanların görevlerini vurgulamalıdır. Tıbbi ofisin prosedürleri uygun şekilde düzenlemek için nasıl çalıştığını anlamalısınız.
temeller
Ofis prosedürleri müşterilerle nasıl etkileşime gireceğini iletmelidir. İlgili konular arasında standart müşteri selamlamaları (örneğin, şahsen ve telefonla), yönetimin hoşnutsuz veya öfkeli müşterileri, müşteri gizliliği (örneğin, HIPAA düzenlemeleri) ile randevu belirleme ve bildirim yer alır. Tıbbi ofis çalışanlarının çoğu için güçlü müşteri hizmetleri becerileri gerekmektedir. Bu nedenle, prosedürler “iyi” yi “yetersiz” müşteri hizmetlerinden ayırmalıdır. Acil bir durum veya doğal afet durumunda, yangın veya sel gibi standart prosedürlere ihtiyaç duyulur. Kıyafet, katılım, cinsel taciz, bordro, tatil ve sosyal haklarla ilgili politikaları tartışmak için ayrı bir çalışan el kitabı oluşturun.
kayıtlar
Başarılı bir tıbbi ofis hasta kayıtlarını verimli bir şekilde yönetir. Kağıtsız ofisler için yedekleme prosedürleri zorunlu olmalıdır (örneğin, çevrimiçi olarak veya bir bilgisayar programında saklanan hasta bilgileriyle). Ön büro el kitabında, müşteri kayıtlarının nasıl oluşturulacağı, güncelleneceği ve saklanacağı açıklanmalıdır. Bu el kitabı ayrıca, hasta hareket ederken olduğu gibi kayıtların nasıl etkisiz hale getirileceğine ilişkin prosedürleri de içermelidir. Bir diğer önemli özellik doktor takvimlerini içerir. Örneğin, her saat iki hasta programlayarak, bir doktorun 20-30 dakikalık boş zamanı olabilir. Prosedürler, uygun sayıda hastanın saatlik ve günlük olarak nasıl programlanacağını açıklamalıdır. Prosedürler ayrıca sınav odalarını atamanın standart bir yolunu gösterebilir.
fatura
Ön tıbbi ofis prosedürleri hastalardan ödemelerin nasıl alınacağını detaylandırmalıdır. Bir hasta sigorta kullanıyorsa, prosedürler sigortayı doğrulamak ve gerekirse bir eş ödeme almak için hangi bilgilerin gerekli olduğunu açıklamalıdır. İşlemler, hasta cebinden ödeme yaparken, ziyaretten önce mi yoksa sonra mı ödeme yapılacağını açıklamalıdır. Ayrıca, sigorta taleplerinin zamanında geri ödenmesi için gerekli adımları açıklayın. Örneğin, hasta kayıtlarının yanı sıra faturalandırma için tıbbi prosedürleri kimin kodlayacağını veya tanımlayacağını açıklayın. Prosedürler, 6 ay veya 1 yıl boyunca ödenmemiş olanlar gibi vadesi geçmiş hesapların nasıl ele alınacağını belirtmelidir.
