Birçok şirket işine manuel muhasebe sistemi kullanarak başlar. Çoğu girişimci için bu rota, işletmenin bilgisayarlı bir muhasebe sistemi için büyük bir yatırım gerektirmeden çalışmaya başlamasını sağlar. Bilgisayarlı bir muhasebe sistemi kurmanın maliyeti, sistemi satın almayı, sistemi kurma işini ve sistemi öğrenmek için eğitim maliyetlerini içerir. Manuel bir sistem, her işlemi bir muhasebe defterine yazmayı ve tüm numaraları manuel olarak hesaplamayı içerir. Bir işletme, çoğu zaman manuel sistemden bilgisayarlı bir muhasebe sistemine geçme gereğini kabul eder.
Yeni Sistemi Kur
Manuel bir muhasebe sisteminden bilgisayarlı bir muhasebe sistemine dönüştürmenin ilk adımı, muhasebe sisteminin şirketin bilgisayarına kurulmasıdır. İşletme sahibi, hangi işletme gereksinimlerini karşıladığını belirlemek için farklı yazılım paketlerini inceler ve bu yazılımı satın alır. Sahip, yazılımı muhasebe çalışmasının gerçekleşeceği bilgisayara indirir.
Manuel Sistemdeki Verileri Sonlandırın
Dönüştürülecek ikinci adım, işletme sahibinin verileri sonlandırmasını gerektirir. Bilgisayarlı sistem bilgisayara yüklendikten sonra, sahibinin manuel sistemde yer alan tüm verileri sonlandırması gerekir. Sahip, tüm işlemlerin muhasebe kayıtlarında görünmesini ve tüm hesaplamaların doğru görünmesini sağlar. Manuel finansal kayıtları denetlemek için bir muhasebe firması tutmayı seçebilir.
Bakiyeleri Yeni Sisteme Aktarın
Manüel sistemde kaydedilen son hesap numaralarıyla, sahibi, son bakiyelerini bilgisayarlı sisteme aktarabilir. Sahip, bilgisayarlı sistemdeki her hesabı bir hesap adı, hesap türü ve başlangıç bakiyesi girerek oluşturur. Her bir bakiyeyi girdikten sonra, mal sahibinin, sistemdeki tüm verilerin doğru bir şekilde girildiğini doğrulamak için bakiyeleri manuel sistem bakiyeleriyle karşılaştırması gerekir.
Paralel Sistemler Çalıştır
Dördüncü adım, mal sahibinin hem manuel sistemi hem de bilgisayarlı sistemi geçici bir süre boyunca kullanmasını gerektirir. Bu, sahibinin yeni sistemin beklendiği gibi çalışmasını sağlamasına izin verir.
Manuel Sistemi Durdurun
Deneme süresi sonunda işletme sahibi manuel sistemi durduracaktır. Sahibinin bilgisayarlı muhasebe sistemini kullanmaya odaklanması gerekiyor. Manuel sistemdeki tüm kayıtlar paketlenip saklanabilir.
