El kitabından bilgisayarlı muhasebeye geçiş, kolay ve verimli bir şekilde gerçekleştirilebilen adım adım bir işlemdir. Mali yılın sonu ise, yeni mali yılın başından başlayabilirsiniz. Yıl sonu finansal tabloları dışında geçmiş dönemlerden veri girilmesine gerek yoktur. Eğer yıl sonu değilse, yıl sonuna kadar beklemek ya da yıl içerisinde o ana kadar tüm detaylı verileri sisteme girmek isteyip istemediğinize karar vermeniz gerekir.
Bilgisayarlı muhasebe sisteminiz için ihtiyacınız olacak bilgisayar donanımını araştırın ve karar verin. Günümüzde çoğu PC, küçük bir işletme için kullanıma hazır bir muhasebe paketi kapasitesine sahiptir. Bilgisayarınızın birkaç gigabayt depolama alanına sahip bir sabit diski olduğundan emin olun. Zaman geçtikçe bilgisayarlı kayıtlarınız büyüyecek ve bilgisayarın birkaç yıl sürmesini isteyeceksiniz. Ayrıca, kelime işlem ve elektronik tablo programlarının yanı sıra İnternet ve e-posta özelliğini de isteyeceksiniz.
Bilgisayar donanımınızı kurun ve İnternet bağlantınızı kurun. Bu adım önemlidir, çünkü bir sorunla karşılaşırsanız tüm muhasebe yazılımı paketlerinin çevrimiçi yardımı olacaktır. Ayrıca bilgisayarınızın kurulumunun bir parçası olarak dosyalarınızı yedeklemenin bir yolunu bulun. Verilerinizi her gün veya daha kritik bir şey üzerinde çalışırken daha sık yedeklemelisiniz. Dosyalar taşınabilir sürücülere kolayca yedeklenebilir. Bir muhasebe sisteminin gerektiğinde bilginin alındığı bir veritabanı olduğunu anlamak önemlidir.
Hangi muhasebe yazılım paketinin işiniz için en iyisi olduğunu araştırın ve karar verin. Çoğu küçük şirket, QuickBooks veya Peachtree gibi hazır yazılım paketleriyle iyi çalışır.
Yerleşik menüleri takip ederek yazılım paketini kurun. Genel muhasebe için bir hesap tablosu oluşturun. Banka hesaplarınızı ayarlayın ve tedarikçileriniz ve müşterileriniz hakkında gerekli bilgileri ekleyin.
Bilgisayarlı kitapları güncel tutmak için gerekli ayrıntılı işlem verilerini girin. Cari yıl için başlangıç bakiyeniz olarak önceki yılın yıl sonu mali tablolarına girmeniz gerekecektir. Ardından, güncel olana kadar mevcut yılın her ayı için ayrıntılı işlem verilerini girin. Yıl sonu geldiyse, yeni yıl için başlangıç bakiyelerini ayarlayın ve işlemler ve olaylar gerçekleştikçe muhasebe verilerini girerek çalışın. Şimdi bir bilgisayarlı muhasebe sistemi üzerinde çalışıyorsunuz.
Sisteme önceki yıl mali tabloların girilmesini isteyip istemediğinize karar verin. Bilgisayarlı kayıtlarda geçmişini sağlamak için önceki senelere ait finansal tabloları ekleyebilirsiniz. Bunu aylık, üç aylık ya da yıllık olarak birkaç yıl geriye gidiyor olarak yapabilirsiniz. Ayrıntılı işlem verilerini geçmişe eklemek gerekmez, ancak manuel kayıtlara geri dönecek bir iz olmalıdır.
