İlk izlenimler önemlidir, bu nedenle özellikle bir iş toplantısı talep ederken iyi bir etki yaratmalısınız. Potansiyel bir iş ortağına, bir devlet memuruna veya bir müşteriye yazmayı planlıyorsanız, sözcük seçiminiz fark yaratabilir. Kötü yazılmış bir randevu talep mektubu imajınızı ve markanızı etkileyebilir. Artı, olumlu bir cevap alma şansınızı mahvedebilir.
Uygun bir konu satırı kullanın
Bir randevu talebi mektubu gönderdiğinizde, konu satırının alıcıyla görüşme niyetinizi vurguladığından emin olun. Kısa ve basit tutun. İşte birkaç örnek:
- Toplantı isteği
- Toplantı randevusu talebi
- Toplantı isteği mektubu
- Toplantı isteği (haftanın günü)
- Bir toplantı zamanlama
Tercihlerinize bağlı olarak, konu satırını alıcının adresinin üzerine veya altına yerleştirebilirsiniz. Çevrimiçi olarak alıcıyla iletişim kurmak istiyorsanız, e-postanız ve mektubunuz için aynı konu satırını kullanabilirsiniz.
Kendini tanıt
Mektubu kendiniz tanıtan başlayın. Bir noktada alıcıyla tanışmış olmanız durumunda, belirttiğinizden emin olun. Gerekirse kuruluşunuzun veya görevinin kısa bir tanımını yapınız. Örneğin, şöyle bir şey söyleyebilirsin:
Sayın Temsilcimiz (soyadı)
Benim adım (adınız) ve sizinle (şirket adı) adına sizinle iletişime geçiyorum. … ile ortak bir ilgimiz var ve daha fazla tartışmak istiyorum.
Bir tavsiyeniz varsa, şununla başlayabilirsiniz: (Referans adı) ürünlerimiz ve hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi edinmek istediğinizi belirtti. Sizleri ofisimizde daha fazla konuşmaya davet ediyorum (tarih ve saat).
Toplantının Amacını Belirleme
Ne kadar süreceği de dahil, alıcının toplantıdan ne bekleyeceğini bilmesini sağlayın. Zorlu bir program yapın ve ana noktaları ele alın. Örneğin, şunları söyleyebilirsiniz:
Bu talebi değerlendirdiğiniz için şimdiden teşekkür ederiz. Sizinle tanışma ve gelecekteki projeler için güçlerimizi nasıl birleştirebileceğimizi tartışma fırsatını takdir ediyorum.
Toplantımız, bu alandaki çalışmalarımızdan bazı örneklerin yanı sıra teknolojimize ve kaynaklarımıza kısa bir genel bakışı kapsayacaktır. Her iki taraf için de karşılıklı yarar sağlayacak potansiyel bir işbirliğini tartışmakla da ilgileniyoruz.
Ne aradığınızı ve neden bu toplantıyı neden istediğinizi açıklamaya çalışın. İki veya üç tarih ve saat önerin ve ardından alıcılardan uygun olup olmadıklarını onaylamalarını isteyin.
Mektubun şöyle bir şey söyleyebilir:
Lütfen, zamanlamanıza göre bir tarih ve saat önerin.
Tarih ve saat tarihinde müsait misiniz? Değilse, toplantı saatini planlamak için lütfen bizimle (telefon numarası) veya (e-posta adresi) bize ulaşın.
Bu mektubun alındığını onaylamak ve sizin için uygun bir gün ve saat ayarlamak için kısa bir süre sonra takip edeceğiz.
Doğru Formatı kullanın
İş mektuplarının belirli bir formatı var. Adınızı ve adresinizi sayfanın sağ üst köşesine yazın. Alıcının iletişim bilgilerini sayfanın sol köşesine veya adresinizin altına yazın.
Geniş kenar boşlukları bırakın ve mümkünse markalı bir boşluk kullanın. Mektubu kısa tutun ve konuya; ideal olarak bir sayfayı geçmemelidir. Gibi resmi bir selamlama kullanın. “Sevgili Bay (Alıcının adı). "Alıcının adını tam olarak bilmiyorsanız, kullanabilirsiniz. "Sevgili Bay veya Bayan." Mektubu sonlandır "Saygılarımla," "Saygılarımla" "Saygılarımızla" veya diğer resmi kapanışlar, ardından adınız.
Bir randevu talebi mektubu net ve özlü olmalıdır. Gereksiz kelimeleri ve gereksiz bilgileri kesin. Times New Roman veya Arial gibi okunması kolay bir font kullanın. Mektubu göndermeden önce tekrar okumayı unutmayın.
