Bir toplantıya başkanlık etmek, bir şirketin zirvesine yükselmenize veya bir yönetici olarak saygı duymanıza neden olabilir. Bir toplantıya başkanlık etmek stresli olmak zorunda değildir, eğlenceli olabilir. Yönlendireceğiniz bir sonraki toplantıda sorunsuz bir şekilde yelken açmak mümkündür.
İstenen gündemi ve işlenecek konuları düzenleyerek toplantıdan önce bir e-posta gönderin. Toplantının ne kadar süreceği ve nerede gerçekleşeceği hakkında ayrıntılı ve net olun.
Toplantıya, diğer katılımcıların planlananlarından 10 dakika önce gelin. Gerekli belgeleri düzenleyerek, bir fincan kahve (veya boğazınızı konuşurken kurumasını engellemek için başka bir içecek) alıp kendinizi odanın önüne yerleştirmek için zaman ayırın.
Herkesin odaya girerken, el sıkışırken ve göz teması kurarak selamlayın. Gerekirse, onları atanmış koltuklara yönlendirin.
Toplantının notlarını veya tutanaklarını alacak birini tayin edin.
Toplantının yapıldığı masanın, ofisin veya konferans salonunun önünde duran hızlı bir tanıtım ile toplantıyı açın. Önceki toplantının tutanaklarını gözden geçirin ve onay isteyin. Bu onayı alınca, devam etmeden önce o günün gündemiyle ilgili tüm soruları ele alın.
İlk iş konulu diyaloga veya brifinge başlayın. Başkalarının yanıt vermesine, eklenmesine ve tartışmasına izin verin. İnsanlar sıra dışı olarak konuşurlarsa, lütfen odadaki diğerlerine saygı göstermelerini ve sözlü olarak açıklamalarını beklemelerini isteyin.
Kontrolde kal. İnsanlar eldeki konuyla ilgilendiğinde, herkesi merkezi meseleye yönlendirmek için güzel ama zorla müdahale ediyorlar. Konuşmanın değişmesine izin verirseniz, toplantıya başkanlık etme yeteneğinizi de yansıtır.
Toplantının sonunda ayağa kalkın ve geldiğiniz için herkese teşekkürler. Onlara yaptıkları işleri de hatırlat. Toplantıdan çıkarken insanlar mümkünse el sıkışın.
