İyi zamanlanmış ve düşünceli tasarlanmış bir motivasyon toplantısı, çalışanlara iş hedeflerine ulaşmak için ihtiyaç duydukları desteği sağlayabilir. Motive edici toplantılar, çalışanların yeni belirlenmiş satış hedeflerine ulaşmalarına veya yavaş bir çeyrekten iyileşmeye yardımcı olabilir. Toplantıyı planlamaya geçmeden önce, bütçesini belirleyin. Ne kadar harcayabileceğiniz konusunda emin değilseniz, toplantılar ve etkinlikler için departman bütçenizin güncel bir raporunu bir muhasebe temsilcisine sorun.
Düşünceli olun
Motive edici toplantıyı planlarken çalışma ortamını ve çalışan ihtiyaçlarını göz önünde bulundurun. Çalışanlar birkaç patrona cevap verirse, toplantının diğer işleri engellememesini sağlamak için diğer bölüm başkanlarıyla konuşun. Çalışanlar aşırı iş yükü olduğunda motivasyonel toplantılar planlamaktan kaçının. Çalışanları haftasonlarına dikkat dağıtırken veya çalışanların hala iş akışına devam ederken pazartesi öğleden sonralarını planlamamaya çalışın. Toplantıyı yoğun bir süre boyunca planlamanız gerekirse, kısa ve kısa tutmayı planlayın. Toplantı odasının gerektiğinde çifte rezervasyon yapmamasını sağlamak için şirketinizin idari departmanını uyarın veya bir zamanlama sistemi üzerinden rezervasyon yaptırın.
Yiyecek sağlayın
Eski atasözü “onları beslerseniz gelecekler” iş fonksiyonlarında özellikle geçerlidir. Yiyecek sağlamak çalışanlara toplantının önemli olduğunu ve değerli olduklarını bildirir. Bu, onlara katılmaya teşvik eder ve dikkat aralıklarını arttırır. Büyük bir bütçeniz olmasa bile yine de yiyecek sağlayabilirsiniz. Çalışanlar bir öğün sırasında daha büyük bir yayılma bekler, bu nedenle tam bir öğüne ev sahipliği yapmayı göze alamazsanız, öğle ve akşam yemeklerine yakın zamanlama yapmayın. Bunun yerine, sabah toplantıları veya öğleden sonra lezzetli atıştırmalıklar için çörek ve kahve sağlayın.
Ödevini yap
Toplantınız için özel motivasyon içeriği konuya ve iş içeriğine bağlı olacaktır. Durum ne olursa olsun, küçük bir araştırma toplantınız üzerinde büyük bir etki yaratabilir. Çalışanların nerede sinirlendiğini, zorlandığını veya motivasyondan yoksun olduğunu keşfetmek için şirket ilerleme raporlarını ve geri bildirim belgelerini okuyun. Toplantının özetini ve ele almak istediğiniz tüm noktaları not edin. Puanları, çalışanların sindirmeleri ve hatırlamaları kolay olacak üç ana kavram olarak düzenleyin. Örneğin, üç kavram “nerede olduğumuzu, nerede olduğumuzu ve nereye gitmemiz gerektiğini” olabilir.
Saygılarımla konuşun
Her şeyden önce, çalışanlarınızla basit, dürüst ve samimi olun. Anlaşılır gibi çıkabilen çiçekli konuşmalardan ve duygusal taktiklerden kaçının. Bunun yerine, çalışanlarınıza başardıklarını hatırlatarak onları güçlendirin. Örneğin, bir ekibin iyileştirilmeye devam etmeleri için motive edilmesine yardımcı olmak için son mali dönemde en önemli başarıları ve iyileştirmeleri vurgulayan power point slaytlarını kullanabilirsiniz. Çalışanları departmanın veya şirketin hedef belirleme sürecine katılmaya teşvik edin. Toplantı sonunda, çalışmaları için takdirinizi gösterin ve çalışma hedeflerine ulaşabilecekleri veya bunları aşabileceklerine dair gerçek inancınızı iletin.
