Proje yönetimi araçları, bir projedeki faaliyetleri, son başvuru tarihlerini ve kaynakları takip etmek için kullanılan ortak araçlardır. Genellikle bir projenin amaçlarını ve faaliyetlerini - örneğin, Gantt çizelgeleri - veya yüzer şerit diyagramları gibi bir projenin çeşitli aşamalarında çalışanların sorumluluklarını temsil etmek için tasarlanmış görsel araçlardır.
Pro: Organizasyon
Proje yönetimi araçları, projenin başlangıcından itibaren organize olmanıza yardımcı olur. Tüm faaliyetleri ve bunların sürelerini, kaynaklarını ve hesap verebilir insanları tanımlayarak, ne yapacağınızı veya kimin sorumlu olduğunu asla merak etmenize gerek kalmaz. Ayrıntıların takibi kolaydır çünkü yazılır ve tamamlandığında işaretlenir. Bir proje boyunca, daha iyi bir organizasyon zaman ve stresten tasarruf etmenize yardımcı olur ve son dakika kargaşasını önler.
Pro: Kolayca Paylaşılan
Proje yönetimi araçları genellikle “bir bakışta proje” olarak işlev gören bir belge oluşturur. Bu proje, farklı bileşenleri üzerinde çalışan herkesle kolayca paylaşılır. Herkes işini etkileyebilecek faaliyetlerin durumunu bilir. Bazı yazılımlar açık erişim düzenlemesine izin verir, böylece herkes projenin durumunun tüm ayrıntılarını görebilir.
Con: Zaman Yatırım
Proje için tercih edilen ilk proje yönetimi aracını öğrenmek ve oluşturmak için harcanan zaman önemli olabilir. Bazı araçların öğrenilmesi oldukça kolaydır, ancak diğerleri ayrıntılı ve teknik olabilir. Projedeki herkesin aracı nasıl yorumlayacağını öğrenmesi gerekiyor; Ayrıca, aracın nasıl oluşturulacağını öğrenmekten de birisinin sorumlu olması gerekir. Bazen, özel yazılımların öğrenilmesi dokümanın kendisini oluşturması kadar uzun sürebilir.
Con: Bakım
Proje yönetimi araçları sadece düzenli olarak güncellendiklerinde kullanışlıdır. İlk plan değerlidir, ancak gerçekte, projeler asla plana göre gitmez. Yeni görevler veya gecikmeler gibi değişiklikler olduğunda, belgenin uygun şekilde güncellenmesi gerekir. Birisi bu normal görevden sorumlu olmak zorunda.
