Bir işveren, olası bir çalışanla ilk temasını yaptığı zamandan, iş akdinin sona ermesiyle, çalışanla ilgili yazılı kayıtların her çalışanın adı altında bir çalışan personel dosyasında tutulması önemlidir. Bu iş dosyaları, doğru bir şekilde tutulursa, işvereni, iş akdinin feshine veya iş ayrımcılığına maruz kalma gibi iş ve iş hukuku ihlallerine karşı gelecekteki sorumluluklarından korumaya hizmet edebilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Dosya dolaplarını kilitleme veya sınırlı erişime sahip güvenli bir oda
-
Dosya klasörleri
Çalışan personel dosyalarını neden saklamanız gerektiğini anlayın. Bu, şirketin ve çalışanın işyerinde olanların kaydıdır. Personel dosyasında tutulan kayıtlar, işverenin gelecekteki yasal işlemlerde korunmasına yardımcı olabilir ve politika sorunları, ödeme ve fayda konularında, iş görev ve sorumluluklarında, disiplin veya düzeltici eylemlerde ve şikayetlerde ortaya çıkabilecek yanlış anlamaları gidermeye yardımcı olabilir.
Peki bir çalışanın personel dosyasına ne gitmeli? Aşağıdaki belgeler ve kayıtlar her çalışanın insan kaynakları uzmanları veya yöneticileri tarafından tutulmalıdır. İş tanımı İş başvurusu İş teklifi IRS W-4'ü oluşturur Çalışan el kitabı makbuzu (Genellikle el kitabının bir kopyasını saklamak iyi bir fikirdir, özellikle zaman zaman değişebilir. Bu şekilde herkes, çalışanın imzaladığı el kitabının şartlarının ne olduğunu bilir.) Verilen performans değerlendirmeleri Çalışanlara sağlanan faydalar kayıt formları Ödüller Çalışan hakkında şikayetler ve övgüler Disiplin cezası veya uyarılar * Seyirci kayıtları Her farklı kayıt türünün kendi sekmesine sahip olması önerilir.
Tıbbi kayıtlar ve göçmenlik formları ayrı dosyalarda tutulmalıdır. ABD’de çalışma hakkına sahip olduklarını ve federal hükümetin I-9’u gözden geçirme hakkına sahip olduğunu varsayarsak, bir kişinin göçmenlik statüsüne dayanarak istihdam kararları veremediğinizden, muhtemelen ayrı tutulması daha iyidir. Ayrıca, tıbbi kayıtlarla ilgili olarak, Engelli Amerikalılar Yasası (ADA) teklif verme tıbbi kayıtlarına gizlilik ve erişim konusunda çok katı kurallar içeriyor, bu nedenle bunları ayrı bir dosya ve dosya dolabında sınırlı tutmak gerekir. erişim. ADA, bu kayıtlardaki bilgilerin denetçilere ifşa edilmesini, çalışanın görevlerinde gerekli kısıtlamaları olduğu veya barınma ihtiyacı olduğu sürece sınırlar; acil tıbbi bakım durumunda ilk yardım çalışanları; ve sınırlı şartlar altında hükümet ve sigorta görevlileri.
Bir çalışanın personel dosyasındaki yanlış bilgilerin, şirket tarafından bilgilerin yanlış olduğunu bildirmesi üzerine derhal düzeltilmesi önemlidir.
Çalışan personel dosyaları kilitlenmeli ve yalnızca meşru bir işi olan kişilerin dosyaya erişebilmesi için erişilebilir olmalıdır. Bir yönetici veya birinci basamak süpervizörünün promosyonlar ve disiplin işlemleri hakkında kararlar almak için erişime ihtiyacı olabilir. Meşru bir işi olmayan birinin dosyayı görmesi gerekiyorsa, onu görmek istiyorsa geçerli bir mahkeme celbi gerekir. Aksi takdirde, çalışanın gizlilik hakları ihlal edilebilir.
Genel olarak, yasa, bir çalışandan, çalışanın uygun bir talebi olmadan çalışan personel dosyasında ne olduğunu ifşa etmenizi gerektirmez. Bununla birlikte, çalışanların dosyalarındakilerden haberdar olmaları muhtemelen daha iyi bir iş uygulamasıdır. Bu şekilde, disipline edildiğinde veya sonlandırıldığında şaşırtan marjinal bir çalışanınız olmaz. Bu genel kuralın istisnası, Adil Kredi Raporlama Yasası'nın (FCRA) hükümleridir. Kredi raporlarında bulunanlara dayanarak olumsuz bir eylemde bulunuyorsanız, çalışanları veya potansiyel çalışanları bilgilendirmenizi gerektirir.
Bilgilendirme konusundan çalışanlara, personel dosyasında bulunanların erişim sorunu olduğu hususu ayrıdır. Pek çok eyalet, işverenlerin çalışanlara ve eski çalışanlara çalışan personel dosyalarına erişmelerini sağlar. Bir insan kaynakları uzmanı veya işletme sahibi olarak, bu konuda devletinizin kanunlarına aşina olmanız önemlidir. Genel bir kural olarak, çalışanın erişiminin makul olması ve hiçbir şeyin alınmamasını veya değiştirilmemesini sağlamak için mevcut bir yönetim üyesine tabi olması gerekir. Bazı eyalet yasaları, çalışanın kopyalarını, varsa kopyalarını şirketten birisine yaptırmasını sağlar. Çalışanın personel dosyasında görebileceklerinin sınırları genellikle olacaktır. Referans mektupları, cezai soruşturmalar ve başkasının gizlilik haklarını ihlal edebilecek diğer bilgiler gibi hassas öğeler varsa, bunlara erişimi reddedilebilir. Bu maddeleri, çalışanın personel dosyasında ayrı bir sekmenin altında tutmak iyi bir fikirdir. Bazı eyalet yasaları, çalışanlara disiplin cezalarına veya değerlendirmelerine çürütücü göndermesine izin verebilir.
İpuçları
-
Eyaletinizde bir tane varsa, bu dosyaların tutulduğu alanda yayınlanan veya kullanışlı çalışan personel dosyalarına erişim hakkında devlet yasalarının bir kopyasını saklayın. Bu, yönetim ve çalışan arasında neyin izin verilip neyin verilmediği konusunda herhangi bir ihtilafı önleyecektir.
Uyarı
Personel kayıtlarının bakımı ve erişimi konusunda her çalışan aynı şekilde muamele görmelidir. Uygulamadaki herhangi bir sapma şirketi davaya götürebilir. Çalışan personel dosyalarınızı nasıl koruyacağınıza dair herhangi bir şüpheniz varsa, bir avukata danışın.
