Bir çalışanı, tedarikçiyi veya poliçe sahibine sözleşmesinin yenilenmediğini bildirirken, yenileme dışı bir mektup göndermeniz gerekir. Bu mektubu dokunuş ve profesyonellik ile yazmak, zamandan ve gönül rahatlığından bahsetmek yerine dostane bir ayrımı kolaylaştırabilir. Bu biraz zor bir manevra; Yenilemeyen mektup, kesin olarak belirtilen bir pozisyon ile alıcının duygularına duyarlılık arasında dengelenmelidir.
Niyetinizi açıkça belirtin
Amacınızı açıkça belirtin. Belirsizlik daha sonra karışıklık için kapıyı açabilir. Söz konusu işletme veya kuruluşun adını belirttikten sonra okuyucunun yenilenmediğini açıklayın. Çalışma pozisyonu gibi daha hassas konular için, mektupta telefon görüşmesini veya kişisel toplantıları takip etmemeli, yenilemenin nedenlerini kısaca açıklamalısınız.
Örnek:
Bu mektubu alıyorsunuz, çünkü şu anda bize ofisimiz için önümüzdeki ay geçerli olmak üzere iptal etmemiz gereken bir aylık kahve servisi sağlıyorsunuz.
Backstory sağlayın
Yenilememek için dürüst bir sebep verin. Alıcınız karar için geçerli bir açıklamayı hak ediyor. Çoğu durumda, sebep politika değişikliği, bütçe kesintileri veya pozisyonun düzenli olarak sonlandırılması kadar basit olabilir. Karar düşük performansa dayanıyorsa, bunu bir örnekle söyleyin. Sığırlıktan veya aşırı suçlayıcı ifadelerden kaçının; bunun yerine, sakin ve profesyonel kalın. Kararın gündeme gelmesi durumunda, hatalı veya kötü performans beyanlarını yedeklemek için özel olay raporları bulunduğundan emin olun.
Örnek:
İş kapasitesindeki, özellikle dakiklik ve işe bağlılık açısından performansınız nedeniyle yenilenmiyorsunuz.
Kullanılabilir Seçenekleri Tartış
Alıcıya sunulan seçenekleri açıklayın. Politika değişikliği için alternatifler ve belirli bir sonlandırma tarihi verin. Yenilenmemiş bir işyerinde veya tedarikçi sözleşmesinde, sadece bir zaman dilimi vermekle kalmamakla birlikte, kalan tatil zamanı ve sorumluluklarla ilgili talimatlar vermek de önemlidir. Bu aynı zamanda, alıcıya yenilenmemeye itiraz etme süreci hakkında bilgi vermeyi seçmeniz durumunda bir fırsattır. Daha fazla bilgi için bu işlemden sorumlu kişi için iletişim bilgileri veya uygun web sitesine bir link verin.
Örnek:
Lütfen, bizimle olan hizmetinizin 1 Şubat’tan itibaren sona ereceğini unutmayın. Şu anda hizmetinize ihtiyacımız olmasa da, bütçemiz genişledikçe gelecekte de olabiliriz; ihtiyacı vardır.
Nezaket sayar
Nazik ol. Çoğu durumda, bir yenileme olmayan alıcı için bir sürpriz olarak gelir ve genellikle büyük bir yaşam veya gelir değişikliği temsil ettiği gibi okumak zor bir mektup olabilir. Çalışan, politika sahibi veya tedarikçiye zamanları ve işe katkıları için teşekkür eder ve uygun olduğu durumlarda gelecekteki çabalarında başarılar diler. Ancak, alıcıya, karara itiraz etmesi, hatta mahkemeye götürmesi gerektiğine işaret edebileceğinden, kararla ilgili herhangi bir yanlışlık veya şüphe ile aldatmayın.
Örnek:
İşimize yaptığınız değerli katkı için teşekkür ederiz. Gelecekteki çabalarında başarılar diliyoruz.
Doğru Format
Mektubu adınız ve pozisyonunuzla imzalayın. Unvanınızı ve iletişim bilgilerinizi verin, böylece alıcı karardaki yetkinizi anlayacaktır ve sorularınızla size ulaşabilecektir. Politika değişikliklerini yalnızca rapor ediyorsanız, yenilemenin bu politikaya uygun olduğunu ekleyin ve referans için ekleyin.
Küçük Baskıyı Okuduğunuzdan Emin Olun
Yenilemeyi tercih ettiğiniz kişi veya servis ile yazılı bir sözleşmeniz varsa, basılı belgeyi mutlaka okuyun. Uygulamanız gereken sözleşmeyi nasıl ve ne zaman sonlandıracağınızla ilgili özel durumlar olabilir, bu nedenle sözleşme durumunu ihlal etmemeniz gerekir. Aylık bir hizmet için olduğu gibi otomatik olarak yenilenen bir sözleşme ise, sözleşmeyi feshetme ve uygun departmana gönderme isteğinizi yazılı olarak belirtin. Hizmeti sonlandırmak istediğiniz tarihi eklediğinizden emin olun. Sebep nedenini dahil etmek isterseniz size kalmış. Yenileme süresinden önce iptal etmezseniz, bir sonlandırma ücreti alabilirsiniz, bu nedenle otomatik olarak yenilenen bir sözleşmeye girdiğinizde iptal etmek için son tarihlerinize dikkat edin.
