Bir ekip proje etkinliklerini sorunsuz yürütse bile, proje yöneticisinin projenin zaman, maliyet, kaynak ve performans açısından ilerlemesini izlemesi gerekir. Bu hedefi, projenin durumunu onaylanmış çalışma planı ve bütçe ile karşılaştırarak gerçekleştirirsiniz. Ayrıca, projenin gerçek planlama parametrelerini proje planında tanımlananlarla karşılaştırırsınız. Ardından, finansman ve diğer kaynaklar gibi proje taahhütlerini proje planında belirtilenlerle karşılaştırın. Ardından, proje planında beklenen ve belgelenenlere göre projenin zaman içindeki gerçek ilerlemesini kontrol edersiniz.
Proje Bütçesini İzleme
Bir projenin bütçesi, dolar, kaynak haftaları, harcanan saatler veya başka bir önlem gibi kaynaklar olarak belirtilebilir. Proje kaynaklarını fiili kullanımınızı, proje planında öngörülenlerle karşılaştırırsınız. Bütçenin izlenmesi esastır, çünkü proje başlamadan önce, proje yöneticisi ve paydaşları belirli kaynakların projeye tahsis edilmesini kabul ederler. Sonuç olarak, proje maliyetleri bütçeyi aşmaya başlarsa, proje kapsamı veya kaynaklarının tüm proje gereksinimlerinin karşılanmayacağı bir ayarlama yapılmadan yapılması anlamına gelebilir.
Proje Kapsamını İzleme
Bir proje kapsamı, hedef olarak da bilinen proje gereksinimlerinden oluşur. Proje kapsamının izlenmesi kritiktir çünkü proje maliyetleri, zamanlama ve kaynaklar dahil olmak üzere projenin diğer tüm yönlerini etkiler. Örneğin, projeye atanmış çok fazla kaynağınız varsa, maliyetleriniz çok yüksek olacaktır. Projenin kapsamını izlemek, proje planı onaylandıktan sonra yeni gereksinimlerin eklenmesi olan kapsam kaymasını durduracaktır. Kapsamın kayması, projeye tahsis edilen bütçe, zaman ve kaynakların yetersiz olacağı anlamına gelir.
Proje Çizelgesini İzleyin
Bir proje yöneticisi, projenin beklendiği gibi ilerlemesini sağlamak için bir projenin proje programında rapor edilen iş durumunu, planlanan zamanlamayla karşılaştırır. Proje takvimi, günlük raporlara göre gerçekleştirilen etkinlikleri, dönüm noktası tanıma ve materyalleri ve diğer geri bildirimleri ve proje yaşam döngüsünün her bir proje aşaması için gereken kaynakları tanımlayan bir çalışma dağılımı yapısı olarak gösterilebilir. Takvimi kullanarak, hangi kilometre taşlarının karşılandığını ve zamanında ve bütçeye göre tamamlanması gerekiyorsa hangi faaliyetlerin ek kaynaklar gerektirebileceğini belirlemek de mümkündür.
Proje Kaynaklarını Denetleyin
Bir projenin kaynakları arasında insanlar, çalışma tesisleri, ekipman, yazılım ve diğer proje araçları yer almaktadır. Bir projeye kaynakların taahhüdü sadece dolar ve sentlere değil, aynı zamanda başka bir proje için kaynakların kullanılabilirliğinin azalması açısından fırsat maliyetlerine de yansır. Projenin ilerleyişini, gerektiğinde belirli kaynakların mevcudiyeti ile izlemek önemlidir, çünkü mevcut kaynakların eksikliği proje zamanlamasını, kapsamını ve projenin nihai ürününün kalitesini etkileyecektir.
