Başarılı bir bağış toplayan akşam yemeği organize etmek için iyi bir plan yapmalı ve bağışçı tabanınızı ve topluluğun toplayıcıyı nihayet fayda sağladığını bilmelisiniz. Önceden iyi bir miktar ayak işi yapmak herkesin baş ağrısından kurtulmasını sağlayabilir. Kâr amacı gütmeyen bir kuruluş veya coşkulu bir gönüllü için bir etkinlik koordinatörü olun, karlı bir girişimi engellemek için atmanız gereken birkaç adım var.
Bütçenizi oluşturun. Sahip olduğunuz fonları anlamak, ne tür bir bağış toplayan yemeği alabileceğinizi belirleyecektir. Para faktörü ne zaman düşünülecek bir şey fantezi bir high-end (ve yüksek maliyetli) fon veren kuruluşun nihayet yararına olup olmayacağını sormaktır. Bazen cılız, taban ilişkileri, tüm başlangıç masrafları olmadan aynı miktarda para getirebilir. Yaratıcılık anahtardır.
Yardım isteyin. Bu olaylar, başlangıçta küçük görünseler bile, hayal ettiğimizden daha büyük hale gelme yollarına sahiptir. Kendi başınıza çok fazla şey yapmamaya çalışın; gönüllülerden misafir listesine yardım etmelerini, temizlemelerini, araç gereçlerini kullanmalarını veya neye sahip olduklarını sorma. Başka insanlarla tanışmak aynı zamanda insanların inandıkları bir nedene katkıda bulunmalarını sağlar.
Rezerve etmek için mekanı mümkün olan en kısa sürede tanımlayın. Bu akşam yemeği nerede düzenlenecek? Birinin evinde yapılabilecek küçük bir olay mı olacak yoksa daha büyük bir etkinlik mi yaratmak istiyorsunuz? Sadece bir salon kiralamadan önce düşük fiyatlı seçeneklere bakmaya çalışın; topluluğunuzda davasınızı destekleyen ve evinizi bağış aracı olarak kullanmanıza izin vermeye istekli olan bir hayırseveriniz olabilir. Ayrıca, tesisleri çok az bir ücret karşılığında temin edilebilecek veya hiç bulunamayacak toplum merkezlerine, kiliselere ve ilkokullara danışın.
Akşam yemeğini kimin hazırlayacağını ve nasıl hazırlanacağını belirleyin. Bu etkinlik profesyonelce verilecek mi yoksa yemek organizasyon üyeleri tarafından mı yapılacak? Örneğin, bağış toplayan bir akşam yemeği ilkokul çocukları tarafından pişirilebilir. Bir grup çocuk yerel bir neden için para toplamak isteyebilir ve kendilerinin pişirip servis ettikleri basit bir yemek hazırlamaya yardımcı olabilirler.
Konukları davet et. Geçmiş ve mevcut bağışçıların tam listesini alın ve davetiyeleri dağıtın. Gönüllüyseniz ve bu veritabanına hemen erişemiyorsanız, hayır kurumunu arayın ve mevcut bir liste için bir yönetmen veya medya temsilcisiyle görüşmeyi isteyin. Birçok kurum, etkinlikleri hakkında bilgi edinmek için e-posta ve sosyal paylaşım siteleri kullanıyor. Bu, kâğıt ve posta masraflarında çok büyük miktarda para tasarrufu sağlar.
Eğlenceyi belirle. Bağışçılarınızı eğlendirmek için akşam yemeğinden başka bir şeye sahip olmak iyi bir fikirdir. Eğer bu bir müzik veya dans okulu için bağışsa, bir resital düzeninde olur. Bir gençlik sporu bağışçısı yerel amigo kızlardan birkaç rutin gerçekleştirmelerini isteyebilir veya çocuklardan etkinliklerine devam etmeleri için neden paraya ihtiyaç duyduklarına dair kısa ve eğlenceli bir skeç hazırlamalarını isteyebilir. Sebebinizle ilgili kısa bir film göstermek, sebebin topluluğunuz için ne kadar önemli olduğunu göstermenin güçlü bir yolu olabilir.
Etkinlikten önce periyodik olarak takip edin. Bu etkinliği yolda altı ay boyunca planlıyor olabilirsiniz; bu nedenle, işlerin hala yolunda olduğundan emin olmak için zaman zaman check-in yapmak iyi bir fikirdir. Bunun için catering servisine haftalık bir telefon görüşmesi yapmak zorunda değilsiniz, ancak ayarlanması gerekebilecek son dakika ayrıntılarını vermek için en azından birkaç hafta önce bir görüşme yapmanız gerekir.
