İşletmelerde kullanılan çok sayıda yazılı iletişim türü vardır. Şirketler, çalışanlarını şirket politikası hakkında bilgilendirmek, müşterileri ürün ve hizmetler hakkında bilgilendirmek ve yatırımcılara kurumsal stratejiler sunmak için yazılı iletişimi kullanır. Etkili iş iletişimi yazmanın anahtarı, mesajı hedef kitlenize uyarlamadır. İnsanların mesajınızı kolayca anlayabilmesi için açık, basit ve özlü bir şekilde yazın.
E-postalar
Çevrimiçi başvuru sitesi olan Startupbizhub'a göre, e-postalar yazılı iş iletişiminin en yaygın şeklidir. İşletme uzmanları, belge göndermek, toplantılar düzenlemek, randevuları onaylamak ve iş adaylarıyla iletişim kurmak için e-postaları kullanır. Göreceli rahatlıklarına rağmen, e-postalarınız hala profesyonel olarak karşımıza çıkmalı. E-postalarınızı tüm amaçlanan taraflara gönderdiğinizden emin olun. Sadece bir kişiyi dışarıda bırakmak e-postanızın etkinliğini engelleyebilir. Ayrıca, e-postanızın belirli konusunu "Konu" alanında listeleyin. E-postalarınıza uzun paragraflar yazmayın. Bunun yerine, Forbes online dergisine göre, metninizi daha kısa paragraflar ve madde işaretleri ile ayırın.
Teklif
Teklifler, yaklaşmakta olan projeleri ana hatlarıyla gösteren belgelerdir. Örneğin, işletme danışmanları ve reklam ajansları, şirketlere projeler veya özel görevler için teklifler sunar. Bir pazarlama yöneticisi, ürün araştırması yapmak için araştırma ve geliştirme departmanına bir teklif sunabilir. Teklifler genellikle yalnızca bir veya iki sayfa uzunluğundadır. Birçok şirket teklifleri için belirli formlar kullanır. Teklifinizdeki tüm proje adımlarını ve görevlerini açıkça tanımladığınızdan emin olun. Her özel görevin ilişkili maliyetlerini de ekleyin. Örneğin, doğrudan bir posta projesi için teklif yazıyorsanız, yazdırma, postalama ve posta masraflarını listeleyin.
Raporlar
Raporlar, başka bir yazılı iş iletişimi türüdür. Şirketler, çalışanları işletmeleri çeşitli yönleriyle bilgilendirmek için raporlar kullanır. Örneğin, finans departmanı bir şirketin karını ve satışlarını özetlemek için finansal raporlar yazacaktır. Benzer şekilde, bir pazarlama araştırması yöneticisi, bir müşteri telefonu anketinin sonuçlarını özetleyen bir rapor yazabilir. Raporlarınızı yapılandırılmış bir biçimde yazın. Raporunuza kısa bir giriş yapın. Örneğin, bölüm yöneticilerine bir müşteri telefonu anketini nasıl ve ne zaman yaptığınızı söyleyin. Proje için tasarladığınız ana hedefleri dahil edin. Bulgularınızı raporunuzun gövdesinde özetleyin. Daha karmaşık kavramları netleştirmek için grafikler ve çizelgeler ekleyin. Raporunuza, önemli bulguları veya sonuçları vurgulayan bir yönetici özeti bölümü ekleyin. Ayrıca, raporunuzu yöneticilere veya yöneticilere tanıtmak için daima bir kapak mektubu ekleyin.
Broşürler
Broşürler, ürünlerinizi ve hizmetlerinizi içeren literatürdür. Şirketler, ürünleri satmak veya satış temsilcilerine satış çağrılarında yardımcı olmak için broşürler kullanır. Şirketler birçok şekil ve ebatta broşür üretiyorlar. Bazı broşürler mektup boyutundadır, bazıları ise yarım veya üçte katlanmıştır. Ana ürün veya hizmetlerinizi içeren broşürlerinizde renkli ve resimleri kullanın. Broşürün her sayfasını bol miktarda boş alanla bölün ve broşürü daha okunaklı hale getirin.
