Hepimiz kaotik ofislerde çalıştık - kağıtlar ve diğer malzemeler üst üste yığılmış, çalışanlar sinirliydi ve sorumluluklarından emin değiller ve yönetim, çalışanların yaptıklarından memnun değil. Ofisi nasıl sorunsuz çalıştırabilirsin? Personelin izleyeceği prosedürlerin açık olması, diğer her şeyin yerine geçmesine yardımcı olacaktır;
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Bilgisayar
-
kâğıt
-
Not defteri
Protokol Oluştur
Anket ve anket personeli yazarak kuruluşun belirsiz olduğu alanları araştırın. Çalışanlara ne anlamadıklarını, rolleri ve sorumlulukları, kime rapor ettikleri ya da belirli prosedürleri nasıl yapmaları gerektiği hakkında sorun.
Çalışanların neye açıklık duymaları gerektiğine bağlı olarak bir çalışan el kitabı oluşturun. Ayrıca ofis ortamı hakkında bilgiler içeren standart şirket politikalarını da dahil edin. Çalışanlar, bildirilerin zamanında yapılmasını, işten ayrılmadan önce masalarını düzeltmek ve temiz bir çalışma alanı oluşturmak için görevlerini yerine getirmeleri gerektiğini bilmelidir.
Standart işletim prosedürleri veya SOP'lar oluşturun. SÇP'ler her görevin kim, ne, nerede, neden ve nasıl olduğunu tanımlayan yazılı talimatlardır. Çalışanların takip etmesini istediğiniz her görev için bir SÇP oluşturun. Süreç hakkında özet bir paragraf, nasıl yapılacağına ilişkin adım adım talimatlar ve daha fazla bilgiye ihtiyaç duymaları halinde bir kaynak listesi ekleyin. Gelecekte, bu SÇP'nin gözden geçirileceği ve güncelleneceği 6 ila 12 ay sonra bir tarih ekleyin. Ayrıca, kurumdaki bu prosedürden sorumlu olan kişinin adı ve iletişim bilgilerini de ekleyin - bu şekilde, personel daha fazla bilgi için kiminle iletişim kuracağını bilir. Tüm SOP'ları bir not defterine yerleştirin ve bunu tüm personel için erişilebilir hale getirin, böylece bir şeyi kontrol etmeleri gerekiyorsa prosedürü araştırırlar. Ortaya çıkan yeni prosedürler için yeni SOP'ları yazın ve bunları kitaba ekleyin.
Personel Eğitimi ve Organize Olma
Çalışanın el kitabını mevcut tüm çalışanlara, en kısa sürede ve işe alındığında yeni çalışanlara verin. Çalışanlar, onlardan ne beklendiğini bilirlerse, ofisin çalışma şeklini geliştirebilirler.
Çalışanları kendileri için geçerli olan tüm SÇP'ler hakkında eğitin. Prosedürden sorumlu personelin bire bir veya bir grup içindeki diğer personeli eğitmesini sağlayın. Personeli geliştirildikten sonra tüm prosedürler konusunda eğitin;
Ofisi organize etmek için tüm personel temizlik gününü düzenleyin. Bu sık sık yapılmamalıdır. Çalışan el kitabını okuduktan ve yeni SÇP'ler hakkında eğitildikten sonra, personel ne yapılacağı konusunda net bir fikir sahibi olmalıdır.
İpuçları
-
Personeli daha fazla eğitim almak için iş dışında bir sığınağa alın.
