Ofis prosedürlerinin geliştirilmesi, size ve yönetim ekibinize belirli işlemleri standart hale getirmede yardımcı olarak ofisinize veya işinize fayda sağlar. Büro prosedürleri hizmet mükemmelliğini korumaya yardımcı olur ve hizmet kalitesini sağlamak için gerekli bilgileri sağlayan bir rehber olarak hizmet eder. Net ve doğru prosedürler oluşturmak, içeriği planlama, prosedürleri yazma, bir el kitabı veya rehber oluşturma ve prosedürlerde yapılan tüm revizyonları takip etme işleminin basit bir sırasını takip ederek başarılabilir. Ofis prosedürleri, belirli bir ofis işlevi için veya tüm ofisin yönetimi için yazılabilir.
İhtiyacınız olacak ürünler
-
Kayıt cihazı (isteğe bağlı)
-
Notebook ve kelime işlemcisi
-
Takvim veya zamanlayıcı
Neden prosedürleri yazdığınızı ve prosedürleri kimlerin kullanacağınızı yazın. Prosedürlerin veya prosedürlerin bölümlerinin ne sıklıkla kullanılacağını belirleyin. Özel olmak, dokümantasyon çabalarına odaklanmanızı ve yapılandırmanızı sağlar.
Hangi görevlerin gerçekleştirildiği ve görevlerin ne sıklıkta gerçekleştiği hakkında bilgi toplamak için bir zamanlama oluşturun. Görev yapan uzmanlarla görüşün ve bir görevdeki her etkinliği tamamlamak için atılan adımları kaydedin. Adımları sıfırdan oluşturuyorsanız, görevi tamamlamak için personelin baştan sona takip ettiği adımların basit bir akış şemasını çizin.
Dokümanın ne zaman teslim edileceğini ve yazılı olarak mı yoksa çevrimiçi biçimde mi olacağını belirleyin. Pratik amaçlar için, kağıt üzerinde prosedürler idealdir çünkü kolay bir referans rehberi olarak işlev görürler ve prosedür eğitimi sırasında kullanışlıdırlar. Bir dosya yapısına ve basit dosya adlandırma kurallarına sahip olmak, prosedürleri oluştururken kullanışlıdır.
Prosedürleri işleve göre bölümlere ayırın. İşleve özgü görevler oluşturmak, görevi tamamlaması gereken bir kişiye veya bölüme bir rol ve sorumluluk atar.
Her görevi tamamlamak için gereken prosedür adımlarını yazın. 2. Adımda yazılan veya kaydedilen görüşme notlarını kullanarak etkinliği sırayla yazın; böylece herkes etkinliği ve görevi başarıyla tamamlayabilecektir. Görevleri tamamen belgeledikten sonra yazım denetimi yapın ve tüm içeriği inceleyin. Bir veya iki uzmanın belge taslağını doğruluk açısından kontrol etmesi idealdir.
Gerekli düzeltmeleri yapın ve ikinci veya son taslağı hazırlayın. Belge teslim tarihinizi aklınızda bulundurarak, belgenin son kontrolünü yapın ve daha sonra basılı veya çevrimiçi referans için son belgeyi hazırlayın. Güncellemeler yapıldığında sayfanın kolayca değiştirilebilmesi için kopyanın üç halkalı bir ciltleyiciye yerleştirilmesini sağlayın.
İpuçları
-
Mevcut herhangi bir bilgiyi veya görev akış çizelgesini kullanmak, prosedür geliştirmeyi tamamlamak için gereken zamanı azaltır ve operasyonel hataların en aza indirilmesine yardımcı olur.
Ortalama olarak, dokümantasyonun tamamlanması ve inceleme sürecinin altı hafta kadar sürmesi bekleniyor.
