Satın alma prosedürlerinin izlenmesi ve değerlendirilmesi, bir organizasyon yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. Satın alma süreci, av ve sahtekarlığa ve yolsuzluğa düşmemesini sağlamak için yönetimden büyük bir dikkat çekmeyi hak ediyor. Satın alma prosedürleri hesap verebilirlik ve şeffaflığı sağlamak için etkili kontroller içermelidir. Yönetimin tedarik sürecinin sürekli izlenmesi ve değerlendirilmesi, yasalara ve etik standartlara uygunluk ve bütünlük sağlar.
Var olan iç kontrolleri ve kontrollerin tasarlandığı gibi çalışıp çalışmadığını belirleyin. Kontrollerin hiçbirinin geçersiz kılınması için hiçbir fırsat olmamalıdır. Değerlendirilecek kilit iç kontroller arasında görevlerin ayrılması, denetim kontrolleri, kontrollerin alınması, yetki kontrolleri ve kayıt kontrolleri yer almaktadır.
Satın alma prosedürlerinin takip edilip edilmediğini belirlemek için bir uygunluk kontrol listesi geliştirin. Kontrol listesi çalışanlardan ve yönetimden işbirliği ile tasarlanmalıdır. Kontrol listesinin geliştirilmesine katılarak, çalışan esasen eğitilmektedir ve süreç hakkında daha fazla farkındalığa sahiptir. İyi bir uyumluluk kontrol listesi mevcut prosedürleri güçlendirir ve adalet, açıklık ve rekabet hedeflerini tercüme eder.
Olası endişeleri, zayıf yanları veya yüksek risk altındaki alanları belirlemek veya belirlemek için bir risk değerlendirmesi yapın. Göstergeler veya “kırmızı bayraklar” belirleyerek kuruluş, düzensizlikleri önlemek için yeterli iç kontrollerin yapılmasını sağlayabilir. Riskleri belirleyerek, çıkar çatışmaları ve dolandırıcılık ve yolsuzluk insidansı engellenebilir.
Tüm tedarik süreci boyunca belirli tedariklerin izini sürün. Tedarikin açık rekabet için sağlayıp sağlamadığı ve şeffaf olup belirli tedarikçilere ayırımcılığa uğramadığı düşünün. Kullanılan satın alma yönteminin edinilen mal veya hizmet için uygun olup olmadığını belirleyin ve uygun şekilde belgelendirildiğinden emin olun.
