Bir kuruluş için bağış toplama başkanı atanmış veya kendi başınıza hareket etmeye karar vermiş olsanız da, başarılı bir bağış toplama etkinliği planlamak kapsamlı bir hazırlık gerektirir. Gizemli bir akşam yemeği etkinliği, geleneksel bir siyah kravatlı akşam yemeği bağış toplayıcısına heyecan verici bir alternatiftir. Konuklar yemekli yemeğin tadını çıkarırken oyunculuk grubu gizemli bir oyun çıkarır. Genellikle aktörler izleyiciyle etkileşime girerek gizemi çözmeye çalışırlar. Organizatör olarak, yalnızca kuruluşunuz için para toplamaktan değil, misafirleriniz için unutulmaz bir etkinliğe ev sahipliği yapmaktan memnun kalacaksınız.
Kuruluştaki diğer kişilerin yardımını alın. Orta ila büyük bir etkinlik için, tüm hedeflerinizi gerçekleştirmek için bazı görevleri devretmeniz gerekebilir. İkram, eğlence ve etkinliğin mali yönlerini düzenlemede yardımcı olabilecek kişilere ihtiyacınız olacak. Yeterince gönüllünüz varsa, çeşitli görevlere atanmış komiteler oluşturmak isteyebilirsiniz.
Bağış toplama hedefleri belirleyin. Kuruluş için ne kadar para toplamak istediğinizi hesaplayın ve etkinliğe ev sahipliği yapmanın maliyetini ekleyin. Bütçeniz; mekanın fiyatını, reklam, dekorasyon, yemek hizmetleri, oyunculuk topluluğu ve temizliği içermelidir. Vergi amaçlı olarak etkinliğin tüm finansal yönlerinin kayıtlarını tutun.
Etkinlik için bir tarih belirleyin ve diğer gönüllüler veya komitelerle toplantılar planlayın. Bu toplantılar ilerleme kontrolü görevi görecek ve planlama sürecinde sorunların ve çatışmanın önlenmesine yardımcı olacaktır. Görünmeyen aktörler gibi potansiyel sorunlar durumunda yedekleme planlarını tartışın.
Bir mekan rezerve edin. Alanın, bir yemek alanı, evreleme alanı ve yiyecek-içecek tedarikçileri için mutfak olanakları sağlaması gerekiyor. Birçok topluluk mekanı hızlı bir şekilde doldurulur, bu nedenle gizemli akşam yemeğiniz için bir tarih belirlediğiniz anda bir mekan ayırtın.
Oyunculuk topluluğu ve catering şirketi kirala. Gizemli oyunlarda uzmanlaşmış ya da gizemli akşam yemeği etkinlikleri için performans sergileyen bir gruba ihtiyacınız olacak. Bir catering şirketi alırken, bağış toplayan yemeklerde uzmanlaşmış ve bütçeniz dahilinde seçenekler sunan birini arayın.
Etkinliğe ev sahipliği yapmanın maliyetine göre bilet fiyatları belirleyin. Baş başına bir maliyet hesaplamanız gerekecektir. Örneğin, yemeğin maliyeti kişi başına 10 dolar ve oyunculuk grubunun maliyeti kişi başına ortalama 10 dolar ise, kişi başına maliyetiniz yaklaşık 20 ABD dolarıdır. Çoğu kuruluş, bilet fiyatını kişi başı maliyetin iki katına ayarladığından, bu örnekte etkinliğe bilet 40 $ olacaktır.
Etkinliğinizin reklamını yapın. Bir web sitesi kurun ve tüm reklam malzemeleri hakkında daha fazla bilgi için insanları siteye yönlendirin. Web sitesi, tarih, saat, konum ve bilet maliyeti ile kuruluşunuz ve toplanan fonların nasıl kullanılacağı hakkında bilgiler içermelidir.
İpuçları
-
Ucuz reklamcılık fikirleri arasında sosyal paylaşım siteleri, el ilanları ve afişler yer alıyor. Bazı gazeteler ve radyo istasyonları, kar amacı gütmeyen kuruluşların etkinliklerini ücretsiz olarak duyurmalarına izin veriyor.
