Genel muhasebe, bir işletmenin tüm finansal işlemlerini kaydettiği bir dosya veya kitaptır. Her mali yılın başında, açılış bakiyesiyle yeni bir genel defter başlatılır. Bu yıl boyunca muhasebeci veya muhasebeci, tahsis edilmiş hesaplara ayrılarak her işleme girecektir. Bu genellikle işletme tarafından atanan hesap kodları kullanılarak yapılır. Genel bir defter, paranın nereye gittiğini izlemek için bir işe yardımcı olmakla kalmaz, gelecek mali yılda neye ihtiyaç duyulacağını tahmin etmeye de yardımcı olur.
Elektronik tablonun ilk hücresinde veya basılı kopya defterinde sol üst boşlukta, "Muhasebe Kodu" nu girin. Genel muhasebe hesap kodlarının girileceği yer burasıdır. Her hesap kodu, ofis malzemeleri, posta veya yasal hizmetler gibi belirli bir bölüme veya kategoriye atanır.
E-tablonun ikinci hücresinde veya defterin ilk satırındaki ikinci boşlukta "Fatura Tarihi" ni girin. Bu sütunda, sorumlu kişi kredinin veya borcun oluştuğu tarihi girecektir. Aşağıdaki hücreye "Fatura Numarası" nı girin.
Sonraki üç hücreye veya alana, "İstenilen", "Kontrol Miktarı" ve "Ödenen" yazın. Genel muhasebeyi muhafaza etmekten sorumlu kişi, çek talebinde bulunan kişiye, ne kadar ve kime yapıldığına bakacaktır. Aşağıdaki hücreye veya alana, harcamaların ayrıntılı bir açıklamasını sağlamak için "Amaç" girin.
İlk satırdaki son hücrede veya muhasebe alanında, "Bakiye" girin. Mali yılın başındaki bakiyeyi başlığın altındaki bu sütunun ilk hücresine girin.
Microsoft Excel gibi bir e-tablo programı kullanıyorsanız, kalan bakiyeyi "Bakiye" sütununa otomatik olarak eklemek için bir formül girin. Bu formül için sözdizimi "= Son Bakiye - Çek tutarı" olacaktır. Basılı kopya defter kullanıyorsanız, terazinin manuel olarak hesaplanması gerekir.
İpuçları
-
İşletme, belirli bölümlere tahsis edilen ofis malzemeleri için kodlar gibi tek bir muhasebe kodu altında birden fazla alt hesap kullanıyorsa, her departmanın bütçesini dengesini kullanan her departman için farklı çalışma sayfası sekmeleri veya defteri sayfaları kullanın.
