Gönüllüler kar amacı gütmeyen bir organizasyonun can damarıdır. Birçok kar amacı gütmeyen kuruluşun etkin bir şekilde örgütlenmesi için yeterli personele sahip olmadığı için gönüllüler bu boşluğu dolduruyor. Gönüllü programları için politikalar ve prosedürler geliştiren ve vurgulayan, gönüllülerin rollerini ve sorumluluklarını tanımlayan kuruluşlar, birinci sınıf bir gönüllü programına eşlik eden faydalardan yararlanmaktadır.
Bir giriş yaz. Ajansın adını, misyon beyanını ve temel değerleri, personel listesini ve yönetim kurulu üyelerinin listesini ekleyin. Gönüllüler sadece projelere yardım etmekle kalmaz, aynı zamanda kurumunuzun elçisidir. Ajansın nasıl çalıştığını ve ajansı temsil eden kişileri idari bir kapasitede bilmek zorundadırlar. Ayrıca, ajansın kime hizmet ettiği, yardım için ne yaptığı ve desteklediği programlar hakkında da bilgi içerir.
Ajansı gönüllülere el kitabının ilk paragrafında tanıtın ve memnuniyetle karşılayın. Gönüllülere personel ödenmese de, ilk günden itibaren saygı gösterilmelidir. Değerlerini kuruluşun misyonunun merkezi olarak tanıdığınızdan emin olun. Gönüllülere, acenteye verdikleri hizmet için şimdiden teşekkür etmek ve görevin ne kadar merkezi olduklarını bildirmek için iki kısa cümle yazın.
El kitabını 8 inç / 11 inç biçiminde veya tercihen 6 inç 9 inç boyutunda oluşturun; taşıması kolaydır ve gönüllüler başvuru için el altında tutabilirler. El kitabı ayrıca üç halkalı bir ciltleyiciye de yerleştirilebilir, böylece güncellemeler kolayca eklenebilir. İlkeleri ve prosedürleri basit ve anlaşılır bir dil kullanarak adım adım ayarlayın. Puan vermek için 10 kelime kullanmayın. Gönüllüler tüm eğitim geçmişlerinden geliyor ve el kitabınızın dili, herkesin anlayabileceği bir eğitim düzeyinde olmalıdır.
Gönüllü pozisyonları için iş tanımları oluşturun. Rolleri ve sorumlulukları açıklayın, böylece gönüllüler ilgi alanlarına en uygun pozisyonu seçebilirler. Görev tanımları, kurumunuzun gönüllüleri uygun bir gönüllü fırsatı ile eşleştirmesine yardımcı olacaktır. İnsanlar farklı nedenlerden dolayı gönüllü ve farklı yeteneklere sahipler. İyi bir iş tanımı, gönüllülerin kendileri ve kurumunuz için doğru fırsatı seçmelerini sağlayacaktır. Oturum açma sayfalarının, kayıt formlarının, vb. Örnek kopyalarını ekleyin. Ajansların gönüllü saatler için veritabanı izlemesi vardır: zaman çizelgeleri izleme saatlerini kolaylaştırır.
Gönüllüye sunulan ilk ve ek eğitim türlerini tanımlayın. Oryantasyon tarihlerini ve becerilerini nasıl güncelleyebileceklerini veya yenilerini nasıl öğrenebileceklerini listeleyin. Eğitim ve oryantasyon için bir tarih takvimi geliştirin. Bir gizlilik beyanı imzalamaları gerektiğinde gönüllüleri bilgilendirin. Varsa, ifadeyi birlikte onlarla gözden geçirin, soruları cevaplayın ve ifadenin nedenini açıklayın. Gönüllü yönelimler sırasında, gönüllü el kitabını dikkatlice gözden geçirin ve gönüllüler için soru sorma zamanı verin. (Gönüllülük oryantasyonlarında basit içecekler almak her zaman güzeldir.)
Gönüllüleri tarama sürecini açıklayın. Arka plan kontrolü yapmaları gerekiyorsa, seçtikleri gönüllü pozisyonunda özel lisanslar, riskler, tıbbi izinler, TBC testleri, rozetler vb. Varsa, onlara bildirin. Ajansa gitmeyi umuyorlarsa, ne tür bir sigorta yapmaları gerektiğini veya acenteniz için gönüllü olarak çalışmak için ihtiyaç duyacakları herhangi bir ek sigortayı yapmaları gerektiğini açıklayın.Herhangi bir sorumluluk sorununu açıklayın ve yüksek riskli gönüllü pozisyonlarınız varsa imzalamadan feragat edin. Gönüllüler, belirli gönüllü fırsatlarının risklerini bilmek zorundadır. Feragat formlarını eklediğinizden emin olun ve oryantasyon sırasında, onlar için gerekçeyi açıklayın ve gönüllülere bu formları imzalama seçeneğini verin. Bu süreç bir kaza durumunda ajansı koruyacak.
Gönüllülerin ödüllere nasıl hak kazandıklarını açıklayın. Ajansın bir tanıma programı varsa, ne zaman yapıldığını, ajansın gönüllüleri nasıl tanıdığını, bir gala etkinliği, öğle yemeği ya da özel ödül töreni ve etkinlik kıyafetinin nasıl olduğunu öğrenin. Gönüllü tanıma etkinliği gönüllüler için özel bir fırsatsa, bunu açıklayın, böylece ajans çalışanlarının bu etkinlik için "gönüllüler" haline geldiğini ve gönüllüler misafir olduklarını anlayın.
